اصول مدیریت و فواید 6 گانه نرم‌افزار مدیریت ناوگان

جنگ تا حالا اسامی مختلفی داشته، جنگ تولید، جنگ ماشین. هرچیزی که باشه، تا اونجا که به ایالات متحده مربوطه، این جنگ، جنگ لجستیکه.

ارنست کینگ، فرمانده ارتش ایالات متحده در جنگ جهانی دوم

اهمیت مدیریت هر فرآیندی بر کسی پوشیده نیست. مدیریت یعنی استفاده‌ی موثر از منابع و بکارگیری نیروی انسانی به منظور رسیدن به هدفی خاص. در این مقاله در مورد اصول مدیریت ناوگان صحبت کردیم و به صورت گام به گام اون رو شرح دادیم. با ما همراه باشید.

6 اصل اساسی در مدیریت ناوگان

کارهای اصلی که یک مدیر ناوگان انجام میده شامل موارد زیره:

سنجش وضع موجود
هدف‌گذاری
برنامه‌ریزی
هدایت
کنترل
نظارت

به عبارت ساده‌تر، مدیر ناوگان وضع موجود رو می‌سنجه، با توجه به اهداف سازمانی، هدف‌گذاری می‌کنه، برای رسیدن به هدف، برنامه‌ریزی میکنه و از طریق کنترل فرآیندها و نظارت بر انجام کارها و هدایت تیم به اون اهداف می‌رسه.

خب به نظر شما یک مدیر لجستیک یا مدیر حمل و نقل یا حتی مدیر پخش و توزیع کالا، چجوری می‌تونه این 6 اصل اساسی مدیریت رو عمل کنه؟

مراحل اجرای مدیریت ناوگان

برای کسانی که اطلاعات کافی ندارن، لازمه که بدونن، کار یک مدیر لجستیک یا عملیات برای اجرای این 6 اصل بسیار سخته. چون قسمت بزرگی از فرآیند کاریش خارج از شرکت و به صورت گسترده و غیر متمرکز انجام میشه. متغییرهای محیطی زیادی مثل ترافیک، مسیر، خرابی‌های احتمالی بر فرآیندهاش تاثیر میزاره. پس وقتی حرف از مدیریت ناوگان زده میشه همیشه یادتون باشه، این نوع از مدیریت سخت‌تر از چیزیه که به نظر می‌رسه. در ادامه به صورت گام به گام، مراحل مدیریت صحیح ناوگان رو شرح میدیم.

گام اول، سنجش وضع موجود

«از کجا آمده ام، آمدن بهر چه بود؟ به کجا می روم آخر…»

این شعر نغز و پر مفهوم اشاره به اولین گام مدیریت داره. اینکه بدونین الان وضعیت چیه؟ در چه نقطه‌ای هستین؟ شرایط چگونه است؟ فرض کنین در تدارک یک مسافرت آرامش‌بخش با خانواده هستین. اولین سوالی که هیچوقت پرسیده نمیشه اینه: قراره از کجا راه بیفتیم به سمت مقصد؟ خب معلومه از پارکنیگ خونه!!!

جواب این سوال اینقدر واضحه که اصلا پرسیده نمیشه. ولی در مدیریت کسب و کار همین سوال به دلیل توهم دانستن معمولا پرسیده نمیشه و نتایج بسیار بدی داره. در اصل در این مرحله، نقطه‌ی شروع برای رسیدن به مقصد کسب و کار مشخص میشه.

با توجه به تحقیقات تیم توسعه کسب و کار لوجیکو، با توجه به ساختار سنتی بازار ایران، نقطه‌ی شروع اکثر کسب و کارهای حمل و نقل یا لجستیک که نیاز به نرم افزار مدیریت ناوگان دارند، شرایط زیر رو داره:

آموزش دیده نبودن رانندگان
ساختار سنتی و دور از تکنولوژی
نداشتن برنامه‌ی مشخص برای بهبود مستمر
عدم وجود نظارت و کنترل با توجه به ابزارهای روز

اگر شرکت شما یا دپارتمان شما همچین شرایطی رو نداره، تبریک میگم، شما یک قدم از بقیه‌ی بازار جلوتر هستید. ولی فراموش نکنین: شرایط موجود رو قبل از شروع هرگونه تغییری بررسی کنین.

اما یه نرم افزار مدیریت ناوگان یا مدیریت لجستیک چه فایده ای داره؟

جمع‌آوری اطلاعات از ناوگان و واحدهای میدانی
گزارش‌گیری و جمع‌بندی از اطلاعات
شفاف‌سازی وضع موجود با توجه به حقایق با ضریب خطای پایین

همین سه مورد کافیه تا فایده استفاده از نرم افزار مدیریت ناوگان یا مدیریت تحویل کالا رو در مرحله مشخص کردن شرایط موجود بدونین. این ن‌افزارها کمک میکنن تا هروقت خواستین بدون دردسر و به‌راحتی اطلاعات مناسبی از وضعیت لجستیک خودتون داشته باشین.

حالا فرض کنین همچین نرم افزاری نیست و شما مجبورین با تعداد زیادی راننده و مدیران مختلف صبحت کنین و خودتون اطلاعات مورد نیاز رو بدست بیارین. فرض کردنش هم عذاب‌آوره!!!

گام دوم، هدف گذاری برای آینده

لجستیک یا حمل و نقل بخش مهمی از زنجیره‌ی تامین حساب میشه. وجود یک مزیت رقابتی در زنجیره‌ی تامین میتونه باعث شکست دادن رقبا و گرفتن سهم بیشتری از بازار بشه. هدف‌گذاری معمولا سه نوع داره:

کوتاه مدت
میان مدت
بلند مدت

معمولا با تعیین اهداف بلند مدت و تعیین بازه زمانی مشخص، اهداف میان مدت و کوتاه‌مدت راحت‌تر مشخص میشه. اما این چه ربطی به مدیریت ناوگان داره؟

شما باید برای دپارتمان خودتون یک هدف مشخص داشته باشین و با توجه به شرایط اقتصادی و متغییرهای محیطی کسب و کار در ایران، ما توصیه میکنیم از اهداف کوتاه مدت رو جدی بگیرید.

اهدافی که برای ناوگان یا بخش لجستیک سازمانتون میتونید در نظر بگیرید بسیار متفاوته. با توجه به استراتژی‌های سازمان میتونه تغییر کنه و جهت‌دهی بشه. به عنوان مثال اهداف کلی زیر رو در نظر بگیرید یا اون‌ها رو با توجه به شرایط سازمانتون سفارشی‌سازی کنید و تغییر بدید:

حفظ حداقل کیفیت توافقی با مشتری
حداقل کردن هزینه‌ها و استفاده از منابع
منعطف بودن فرآیندها
کاهش زمان صرف‌شده و تسریع فعالیت‌ها
خودکار سازی فرآیندها
کاهش مصرف سوخت ناوگان

همه این موارد اهداف مشترک سازمان‌های مختلفی هستن که فعالیت لجستیکی یا مربوط به حمل و نقل دارن. این‌ها همه بخشی از مدیریت ناوگان محسوب میشه.

اما یه نرم افزار مدیریت ناوگان یا مدیریت لجستیک چجوری میتونه به هدف گذاری شما کمک کنه؟

مشخص کردن نقاط ضعف با توجه به اطلاعات و گزارشات نرم افزار مدیریت ناوگان
مشخص کردن گلوگاه‌ها در فرآیند حمل و نقل
تنظیم هدف‌گذاری در نرم‌افزارهای مدیریت ناوگان سفارشی‌سازی شده
افزایش انعطاف و سرعت اجرای فرآیندها

همه‌ی این موارد فقط بخشی فوایدی هست که یه نرم‌افزار مدیریت ناوگان خوب میتونه برای هدف‌گذاری شما و تنظیم اهداف استراتژیک سازمانی داشته باشه.

گام سوم، برنامه ریزی دقیق

یکی از مهم ترین مراحل در تمامی فرآیندها، برنامه ریزی است. برای برنامه ریزی اصولی بهتر است علاوه بر برنامه ریزی هایی که به صورت معمول انجام می دهید، از نرم افزارهای مدیریت پروژه مثل MS Project، Jira، Trello و دیگر نرم افزارهای مدیریت پروژه و تسک استفاده کنید. به علاوه می توانید برای برنامه ریزی هوشمند لجستیک خود، از نرم افزارهایی مثل لوجیکو هم بهره بگیرید تا سفارشات و مشتری های خود را به راحتی برنامه ریزی کنید.

این برنامه ریزی ها در ابتدا ممکن است زمان بر و حتی آزاردهنده باشد و افراد سازمان، روی خوشی به آن نشان ندهند اما در بلند مدت، کلیه ی فعالیت ها و فرآیندها با افزایش راندمان چشم گیری رو به رو می شوند.

گام چهارم، هدایت؛ نه مدیریت×

احتمالا شما هم با متدولوژی های مدرن مدیریت آشنا هستید. در تمامی این متدها، نقش رهبر، نقشی پر رنگ است. رهبر و مدیر تفاوت های بسیاری دارند اما مهم ترین تفاوت این است که مدیر مسئول کار است و کارمندان از او دستور می گیرند اما در کنار دیگر کارمندان، همگی مسئول کار هستند.

یک مدیر ناوگان موفق، یک رهبر تمام عیار است

در واقع یک مدیر ناوگان یا لجستیک باید بتواند با به کارگیری مهارت های نرم خود (Soft Skills)، تمامی کارمندان بخش لجستیک را با خود همراه کند و با برنامه ریزی که در مرحله قبل انجام داده، مسیر را برای رسیدن به اهداف سازمان هموار کند.

گام پنجم، کنترل فرآیندها

یکی دیگر از چالش های مهم در مدیریت در تمامی صنایع، سنجش عملکرد و کنترل فرآیندهاست. به دلیل اهمیت این موضوع، در مقاله ای جداگانه، به صورت کاملا تخصصی، شاخض های کلیدی عملکرد (KPI)های لجستیکی را بررسی کردیم که می توانید در اینجا مطالعه کنید.

گام ششم، نظارت

در بسیاری از منابع، مهم ترین اصل در مدیریت ناوگان را نظارت و رهگیری می دانند. شاید این مورد در ظاهر با مورد قبل یعنی کنترل فرآیندها بسیار نزدیک به نظر برسند. اما توجه داشته باشید جنس کنترل بیشتر کمی است و با دیتاها سر و کار دارد. اما جنس نظارت معمولا کیفی است. مثلا در نرم افزارهای مدیریت ناوگان میتوانید با استفاده از ردیاب ( در مواردی مثل نرم افزار مدیریت ناوگان لوجیکو، بدون نیاز به ردیاب) ناوگان و پیک خود را زیر نظر داشته باشید و عملکرد راننده رو در لحظه رو نقشه رصد کنید.

جمع‌بندی

در مورد اصول مدیریت صحبت کردیم و اینکه چجوری میشه این اصول رو در مدیریت ناوگان توسط مدیران عملیات و مدیران لجستیک پیاده کرد. این کار بسیار سخته چون میزان متغیرها و شرایط محیطی غیرقابل کنترل به شدت زیاده. پس چکار میشه کرد؟ باید از ابزار روز استفاده کرد تا این اصول رو پیاده کنیم.

گام اول درک شرایط موجود و فرآیندهای فعلی هست تا بتونیم یه برنامه‌ی خوب برای آینده بریزیم و سمت یک هدف مشخص حرکت کنیم. گام دوم هم ه‌گذاریه، چون اگر مقصدی نباشه پس قراره کجا برسیم؟ بعضیا میگن «ماشینی که نمیدونه کجا میره، هیچوقت نمیرسه». اما اگر مدیریت ناوگان به شکل صحیحی انجام بشه، میتونه فوایدی مثل کاهش آلودگی هوا رو در بلند مدت در پی داشته باشه.