از رستوران‌ها گرفته تا فروشگاه‌های آنلاین، از قالیشویی‌ها تا گل‌فروشی‌های آنلاین، همگی درگیر افزایش نرخ سوخت هستند. اما تکلیف این کسب‌و‌کار‌ها که با موضوع ناوگان و ارسال سفارشات درگیر هستند چیست؟ آیا با رویه‌ی قبلی باید ادامه دهند، و یا تدبیری باید بیاندیشند؟ در این مقاله می‌خواهیم به این موضوع بپردازیم.

آبان امسال یعنی سال 1398، بنزین در کشور سهمیه بندی شد و نرخ بنزین آزاد به یک‌باره سه ‌برابر شد. این اتفاق برای آن دسته از کسب‌و‌کار هایی که از ناوگان خود برای ارسال سفارشات استفاده میکردند یا از طریق شرکت های سوم اقدام به ارسال می کردند بسیار هزینه ساز بوده و جهشی یکباره در هزینه های مصرف سوخت و بهای تمام شده ی کالاها ایجاد کرده است.

اما چرا افزایش نرخ بنزین تبدیل به یک بحران شد؟ با توجه به وضع نامناسب اقتصادی و فشار سنگین تحریم ها بر مردم، شرکت ها نتوانسته اند بار افزایش هزینه ها را به صورت کامل با افزایش قیمت کالا پوشش بدهند. به عبارت دیگر بازار کشش افزایش قیمت بیش از این را ندارد. اما راه حل چیست؟ برای محافظت از حاشیه سود شرکت، هنگامی که نمیشه فروش رو افزایش داد، باید هزینه ها رو کاهش داد. هزینه هایی که با افزایش قیمت سوخت یا همون بنزین 3000 تومانی بیش از پیش به چشم میاد.

در مثال فوق فقط یک جنبه‌ی مسئله را بررسی کردیم. افزایش نرخ بنزین در دل خود باعث ایجاد تورم ‌می‌شود. این تورم در قیمت قطعات خودرو و موتورسیکلت و ماشین ها و ملزوماتی مثل روغن موتور، روغن ترمز، فسلتر هوا و … نیز تاثیر می‌گذارد که این خود باعث می‌شود هزینه‌ی نگهداری و به صورت کلی افزایش هزینه ارسال سفارشات می شود. این مسئله چه برای شرکت‌هایی که ناوگان حمل‌و‌نقل دارند و چه برای شرکت هایی که به صورت غیر مستقیم مرسوله ها را برای مشتریان خود ارسال می کنند، در افزایش هزینه ها موثر است اما شرکت های دارای ناوگان تملیکی به صورت مستقیم با این هزینه ها سر و کار دارند و قطعا نگرانی بیشتری از این بابت خواهند داشت.

راه حل چیست؟

واقعیت این است که دفع کامل اثر این مسئله منطقاً تحت هیچ شرایطی امکان پذیر نیست. اما آیا باید مثل بقیه‌ی شرکت‌ها این تهدید را پذیرفت و تمام این زیان‌ را به جان خرید؟

جواب این سوال، خیر است!

زمانی که یک تغییر در یک جنبه‌ی کسب و کار شما اتفاق می‌افتد، شما باید فعالیت‌های خود را در آن زمینه مهندسی، مدیریت و بهینه کنید. اما به چه صورت؟ چند روش برای این‌کار وجود دارد که می‌خواهیم به سه مورد آن‌ها اشاره کنیم.

مدیریت سنتی یا روش چشمی

در این روش مدیران سعی می‌کنند با حداقل ساختن مسیر حرکت پیک‌ها و ترکیب چند سفارش برای ارسال توسط یک پیک، به بهینه‌سازی مصرف سوخت و متعاقبا بهینه‌سازی هزینه‌ی ارسال کمک کنند. از طرفی با نظارت بر ساعات رفت و آمد پیک ها سعی میکنند تا زمان و متعاقب آن مصرف بنزنین را کنترل کنند.

بررسی این روش: این روش جزو کم‌هزینه ترین روش‌ها می‌باشد و برای شرکت‌هایی مناسب است که مناطق محدودی از شهر را پوشش می‌دهند و نیروی کاری آن‌ها با بهترین مسیرهای آن مناطق آشنا هستند. اما برای شرکت‌هایی که به سراسر شهر ارسال دارند و تعداد زیادی سفارش دارند، چندان مناسب نیست؛ چرا که سرعت پایین سیستم منجر به کاهش انعطاف‌پذیری آن و تصمیم گیری در شرایط بحرانی می شود.

از مشکلات دیگر این روش، غیرقابل انتقال اطلاعات بودن و عدم ثبت صحیح اطلاعات است. در واقع از آن‌جا که این روش متکی به فرد است، با نبود آن فرد عملا شرکت، قابلیت خود را در این زمینه از دست می‌دهد.

همچنین برای مقیاس بالا از لحاظ تعداد سفارشات، این روش نمی‌تواند بخاطر ماهیت اش که دستی و بدون اتوماسیون است، پاسخگو باشد.

استفاده از ابزار اکسل

در این روش با ایجاد جداول مشخصی از سفارشات و راننده ها و مشتریان، ثبت اطلاعات و تعیین وضعیت آنها در اکسل و همچنین استفاده از گوگل شیت برای انتقال آنلاین داده‌ها از مرکز به پیک‌های موتوری، فعالیت ناوگان ارسال را سازماندهی می‌کنند. همچنین این اطلاعات قابل پیگرد و گزارش گیری می باشد.

بررسی این روش: مشکل روش قبل یعنی عدم توانایی در مدیریت مقیاس بالا، در این روش وجود ندارد. این روش به نیروی کار مجزا برای انجام امور مربوط نیازمند است؛ اما آنچه به‌عنوان بهینه‌سازی ناوگان و ارسال سفارشات در شرکت جاری‌است، در انحصار یک فرد خاص نیست و قابل انتقال است. در مجموع استفاده از این روش می‌تواند در کاهش هزینه‌های به‌وجود آمده کمک کند. اما این روش امکان توسعه و هوشمند سازی ندارد و برای عملیات های توسعه یافته کارساز نیست. همچنین به دلیل عدم جمع آوری اطلاعات جغرافیایی، عملا امکان بهینه سازی و بهبود روش ها و گزارش های هوشمند مانند محل های پرسفارش، پر تقاضا، مدیریت ساعات پیک سفارش و … را ندارد.

استفاده از نرم‌افزار های مدیریت ناوگان و مدیریت ارسال سفارشات

با پیشرفت علم داده و هوش مصنوعی، نرم‌افزارهایی مخصوص مدیریت و سازماندهی ناوگان و ارسال سفارشات تولید شده اند. این نرم‌افزارها امکانات متعددی را در زمینه‌ی لجستیک برای شرکت‌ها فراهم می‌کنند که از جمله‌ این امکانات، مدیریت ناوگان و بهینه‌سازی ارسال سفارشات می‌باشد. این نرم‌افزار ها امکانات دیگری را از جمله:

• مسیربندی سفارشات و مقاصد
• کاهش زمان صرف شده
• کنترل رفتار رانندگان
• محاسبه مصرف سوخت و مسافت طی شده
• مشاهده ی لحظه به لحظه ی تمامی وسایط ناوگان شرکت روی نقشه
• و…

در اختیار شرکت‌ها قرار می‌دهد. این امکانات نقش بسیار مهمی در روند فعالیت های شرکت دارند زیرا محاسبه، بهینه سازی و کاهش مصرف سوخت را در پی دارند. به عنوان مثال رانندگان تحت نظارت، حدود 5% از رانندگان بدون نظارت عملکرد بهتری دارند، حالا فرض کنید رانندگان شما لحظه به لحظه تحت کنترل هستند و گزارشات عملکردهای نامناسب یا ضعیف رانندگان به صورت خودکار برای شما ارسال می شود.

شرکت‌های مختلف براساس نوع و مقیاس کسب‌و‌کار خود، می‌توانند یکی از این روش‌ها را برای کاهش هزینه‌های به‌وجود آمده انتخاب کنند. هر روش مزایا و معایب خاص خود را دارد و هر کدام به نحوی به دغدغه‌ی کاهش هزینه‌ی سوخت کمک می‌کند.

در شرایط برابر برای همه، آن شرکتی موفق‌تر خواهد بود که بتواند تفاوت‌ها را رقم بزند. با بهبود و مدیریت ناوگان و ارسال سفارشات، مشتری شما را بهتر از رقبا می‌بیند، پس شما را به آنها ترجیح می‌دهد.

در ابتدای بحث، به مسئله‌ی به‌وجود آمده برای شرکت‌ها اشاره شد، که باعث افزایش هزینه‌های آنها شده است. نشان داده شد که آنچه مسلم است، کاهش مستقیم یا غیرمستقیم سود شرکت‌ می‌باشد. در نهایت به روش‌ها و ابزارهایی اشاره کردیم که می‌تواند این اتفاق را کنترل کند و شما را نسبت به رقبایتان پیش بیاندازد.

شرکت‌هایی که با سیستم ناوگان و ارسال درگیر هستند، دیر یا زود باید به مسئله‌ی لجستیک پرداخته و آن را بهتر از گذشته دنبال کنند و با روش‌های گفته‌شده، آن را مهندسی و مدیریت کنند؛ چرا که فضا، فضای رقابت و تصاحب سهم بیشتر بازار است و باید در همه‌ی ابعاد سعی کنند گوی سبقت را از رقبا بربایند.