بهره‌وری رو به عنوان عاملی برای اندازه‌گیریِ کاراییِ یک فرد، دستگاه، سیستم و یا یک کشور تعریف می‌کنن. این عامل، باتقسیم درآمد بر هزینه ها به دست میاد. که مقدار این کسر با بهره وری نسبت مستقیم داره. به زبون ساده تر، این که چقدر هزینه می کنین و چقدر درآمد دارین نشون دهنده ی بهره وری شماست. این شاخص به شما نشون میده که به ازای هر یک ریال هزینه، چقدر درآمد کسب می کنین. طبیعیه ی که هرچه این مقدار بالاتر باشه، شما موفق‌تر خواهید بود.

کل هزینه‌ها و میزان سرمایه‌گذاری / میزان درآمدها  =  بهره‌وري كل

در مورد کارکنان خارج از سازمان هم بهره‌وری به صورت درآمد تولیدی توسط شخصی، نسبت هزینه و زمان مصرف شده بیان می شه.

بهره‌وری یکی از پارامترهای اساسی در افزایش سود، موفقیت و یا شکست کسب و کارها و حتی سقوط دولت‌هاست. نمودار زیر نشون میده چطور تکنولوژیِ ماشین های اداری و فلاپی دیسک ها که تقریبا یک قرن پیش معرفی شدن، بهره وریِ نیرو کارِ بریتانیا رو افزایش دادن و خیلی از مشکلات نیروی انسانی رو برطرف کردن.

متاسفانه، این فاکتور توسط خیلی از شرکت‌های ایرانی نادیده گرفته می شه و نیاز به یک سری تغییرات برای بهینه‌سازی و افزایش درآمد به شدت دیده می شه. در مقاله این هفته سعی داریم تا روش‌هایی رو برای افزایش بهره‌وری کارکنان خارج از سازمان بیان کنیم و تا جایی که بتونیم اون‌ها رو با توجه به شرایط کشورمون تطبیق میدیم.

مشکلات بهره‌وری نیروی انسانی

اولین مشکل در بهروه‌وری کارکنان، مدیریت منابع انسانیه. وقتی در مورد مدیریت منابع انسانی صحبت می کنیم، منظورمون استخدام نیروی جدید، نگهداری و مدیریت نیروهای قبلیه.

یکی از بزرگترین مشکلات شرکت‌ها، خروج کارکنان شون در مقطعی از زمانه. تصور کنین که در طی انجام یک پروژه مهم، یکی از نیروهای شما قصد خروج از شرکت رو داشته باشه. حالا هر چقدر هم که وظایف اون فرد حیاتی نباشه، برای جایگزینی وظیفه یا موقعیت شخص مذکور، نیاز به صرفِ هزینه و زمانِ اضافی دارین.

مشکل بعدی، عدم درک کافیِ کارکنان از اهداف و مسیری اصلی شرکت شماست. داشتن هدف در انجام هر کاری مهمه و کارمندی که ندونه برای چی داره زحمت می کشه، مثل ماشینی می مونه که در گل راه می ره و هر چند کیلومتر درجا می زنه. این کار باعث می شه تا نسبت به سوختی که مصرف می کنه(هزینه‌های ورودی)، بازده کم تری داشته باشه.

در بعضی از موارد سؤ مدیریت وجود داره؛ مثلا مدیران مشاوره‌های درستی در مورد نکات کار در اختیار کارکنان، به خصوص افراد کم تجربه نمیذارن و احتمال بی گدار به آب زدن کارکنان بیشتر می شه؛ همچنین در بعضی از کسب و کار ها کارکنان به آموزش بیشتر نیاز دارن و عدم انجام این مورد به هدر رفتن سرمایه های شرکت ختم می شه.

به طور مثال شرکت پخش مواد غذایی‌ای رو در نظر بگیرین که تعدادی نیروی ویزیتور برای بازاریابی میدانی استخدام کرده. این افراد تجربه فروش ندارن و به دلیل حقوق و مزایای کم، استخدام شدن. بی تجربگی این افراد در برخورد با مشتری‌ها ممکنه برند محصولی که براش تبلیغ می کنن رو خراب کنه و حتی قسمتی از بازار به روی این برند بسته بشه. با این که شاید با یک کلاس 2 ساعته و یک سری آموزش های ساده این مشکل تا حد زیادی رفع می شه.

خب، با تئوری بهره وری آشنا شدین حالا وقتشه که از چند مورد واقعی براتون مثال بیاریم. شرکت آمازون رو در نظر بگیرین، این شرکت با استراتژی‌‌ها و برنامه‌ریزی‌هایی که طی این سال‌ها انجام داده تونسته هزینه‌هاش رو کاهش و درآمد کلی خودش رو افزایش بده، نمودار سعودیِ زیر درآمد این شرکت رو از سال تأسیس تا 2017 نشون میده.

ممکنه این سوال پیش بیاد که این شرکت، با این همه هزینه‌های سنگین حمل و نقل و نگهداری و … چطور تونسته به این حد از موفقیت دست پیدا کنه؛ در ادامه با ما باشید. یکی از مواردی که هنر بهینه‌سازی این شرکت رو نشون میده، پروژه آماده‌سازی آمازون برای یکی از تعطیلات آخر ساله که بازار شلوغ میشه.

طی یک مدت کوتاه چند هفته ای آمازون چیزی حدود 120,000 کارگر رو موقتی استخدام می‌کنه و قصد داره تا هنگام هجوم مشتری‌ها، سهم خودش از بازار رو 40 درصد افزایش بده؛ این در حالیه که در کنار استخدام، این کارگاه‌ها به آموزش نیاز دارن تا با شیوه کار آمازون آشنا بشن و شرکت‌های رقیب مثل وال‌مارت هم در تلاش برای همین کار هستن. در واقع کاری که آمازون انجم داد یک ارتقاءِ 95 درصدی بود.

آمازون از ربات‌ها برای جابه‌جایی و حمل محصولات در انبارش استفاده میکنه و نیروهای انسانی بیشتر نقش مدیریت، تحلیل داده و بررسی ورود و خروج رو به عهده دارن که این مورد به تنهایی خیلی از فرآیندها رو بهبود می‌بخشه و بهره‌وری رو افزایش میده.

به علاوه ربات‌ها، آمازون به آموزش و نوع رفتارش با کارکنانش خیلی اهمیت میده و سعی می کنه تا اون‌ها در طی کار، به صورت خودآموز پیشرفت کنن و به یک سری استانداردهای لازم برسن.

چطور بهره‌وری کارکنانمون رو افزایش بدیم؟

اولین قدم، تعیین هدفه. سوالات زیر به شما کمک می کنه تا هدفتون رو سریع‌تر پیدا کنین.

آیا فرآیندهای کسب و کارتون به اندازه کافی سریع هستن؟
آیا فضا و امکاناتتون پاسخگویِ نیاز هاتونه؟
آیا هزینه‌هاتون بیش از اندازه زیاده و نیاز دارین تا کمشون کنین؟

سعی کنین نیازها، کمبودها، موارد اضافی و مشکلات شرکت خودتون رو پیدا و با توجه به اون‌ها اهدافی رو تعریف کنین. بعد از تعریف هدف، لازمه تا با کمک روش هایی که در ادامه تعریف می کنیم برای افزایش بهره‌وری شرکت تون برنامه‌ریزی کنین.

کاهش اتلاف تا حد امکان

در این روش شرقی (مدیریت با این رویکرد بیشتر در شرق مرسوم بوده و امروزه از تعاریف اساسی اقتصادی ژاپن هست) با کاهش موارد اضافی، برای رسیدن به حداکثر بهره‌وری اقدامات لازم صورت می گیره. رسیدن به اتلاف صفر و یا داشتن سازمان بدون اسراف فلسفه ی این روشه.

اولین نکته در جلوگیری از اتلاف هزینه‌ها، استخدام و نگهداری از کارکنان درجه یک هست. در کنار جلوگیری از استخدام کارمند نامناسب که بهره‌وری کمی داره (یعنی مقدار خروجی کمی نسبت به دریافتش انجام میده)، نگهداری از کارمندان، به خصوص افراد توانا و درجه یک خیلی مهمه. کارمندی رو تصور کنین که ماهی حدود 4 میلیون حقوق می‌گیره، کمترین هزینهِ خارج شدن این شخص از شرکت شما، چیزی حدود یک هفته اتلاف هزینه‌ها برای استخدام نیرویِ جدیده که در طی زمان به سازمان شما ضربه میزنه.

پس بهتره تا در وهله اول طبق یک سری ارزیابی مناسب، فردی رو استخدام کنیم که مناسب شرکت ما باشه و در مرحله بعد با رفتار، فضا و مزایای مناسب این کارمند درجه یک رو در شرکت خودمون نگه داریم. قانونی که ژاپنی ها در این روش ازش یاد می‌کنن، در نظر گرفتن یک سازمان به عنوان یک خانواده هست.

پیشنهاد می شه که همیشه در مورد رضایت یا عدم رضایت کارکنانتون ارزیابی داشته باشین و پاداش هایی غیر مالی برای اون ها در نظر بگیرین. متعهد و وفادار سازی کارکنان خیلی در بهره وری اون ها تاثیر داره.

نکته دوم این که، آموزش مناسب و مکانیزه کردن فرآیندهای تکراری ای که قابلیت مکانیزه شدن رو دارن، به بهینه‌سازی فرآیندها کمک شایانی می‌کنه. این کار دقیقا یعنی بهینه‌سازی و کاهش هزینه‌ها.

توجه داشته باشین که آموزش مناسب محدود به فقط یک سری از کارمندان نمی‌شه و تا حدی (تاجایی که تمرکز کارکنان بر روی کار حفظ بشه) بهتره تا مسئولیت‌ها اشتراکی باشه، که  اگر یکی از کارمندان به دلیل مریضی یا هر چیز دیگه نتونست ادامه به بده، فرآیند کار متوقف نشه و فرد دیگه‌ای توانایی انجام اون کار رو داشته باشه. این مورد در مسئولیت‌های شغلی‌ای مثل خدمات مشتریان و پشتیبانی خیلی تاثیرگذاره.

دست‌یابی به حداکثر سود

تقریبا می‌شه گفت تمام کارهایی در یک سازمان انجام می‌گیره در جهت افزایش درآمده. حالا چطور میشه با افزایش بهره‌وری ، سود شرکت مون رو افزاش بدیم؟ (توجه کنین که درآمد با سود فرق می کنه و ممکنه شرکتی درآمد زیادی داشته باشه ولی سود ناشی از درآمدش کم باشه).

در هر شرکتی، بخش‌های مختلف، تاثیر های متفاوتی بر سود یا درآمد می ذارن. مثلا ممکنه در کسب و کار های تحویل کالا، به زمان رسیدن سفارش ها عامل بسیار مهمی در رضایت مشتری باشه و در افزایش خرید مشتریان تاثیر چشم گیری بذاره.

برای به حداکثر رسوندن سود شرکت با کمک افزایش بهره وری، بهترین کار تمرکز بر روی فرآیندهایی هست که با افزایش درآمد شما رابطه مستقیم یا تاثیر بیشتری بر افزایش درآمد دارن. به طور مثال، بخش فروش شرکت های پخش مواد غذایی مستعد افزایش درآمد هستن و با بهره ور کردن کارکنان این بخش مثل ویزیتور ها، بدون این که فرد جدیدی رو استخدام کنن، می‌تونن سود شرکت شون رو افزایش بدن.

سوالی که به وجود میاد اینه که مگر نگفتیم که درآمد رابطه مستقیمی با سود نداره، چطور با کمک افزایش بهره وری، سود افزایش پیدا می کنه؟

مثال قبل رو در نظر بگیرین، ویزیتوری از این شرکت در ماه مقدار مشخصی از محصولی رو به فروش می رسونه و حقوقی رو دریافت می کنه. با آموزش، رفتار و نگهداری مناسب از این کارمند یا استخدام کارمندی بهتر به جای فرد قبلی، شرکت مذکور می تونه بدون افزایش هزینه هاش(پرداخت حقوق)، فروش محصولاتش رو بیشتر کنه. در واقع با تمرکز بر روی بخشی که مستقیما به درآمد مرتبط می شه و بدون خرج هزینه اضافی، سود خودش رو بیشتر کرده.

جمع‌بندی

بهبود بهره‌وری نیازمند برنامه‌ریزی، گذر زمان و کنترله. همونطور که پیشتر در متن گفتیم با انتخاب هدف به برنامه‌ریزی خودتون جهت میدین و سپس مثل هر فرآیند دیگه‌ای، با ارزیابی موقعیت فعلی و سپس مشخص کردن هدف تون و چیز‌هایی که توانایی تغییر یا اضافه کردنشون رو دارین (منابع)، برنامه‌ریزیِ درستی در راستای بهبود و بهینه‌سازی فرآیندهاتون انجام بدین.

در مورد انتخاب یکی از دو روش بالا، خودتون  رو به یک روش خاص محدود نکنین و حتی اگر امکانش هست از ترکیبی از هر دو یا روشی جدید استفاده کنین. روزهایی بهتر و بهره‌ورتر رو برای شرکتتون آرزومندیم و خوشحال میشیم که اگر با روش یا تجربه‌ای جدید آشنا شدید اون رو با ما در میون بذارین.