گفتیم که برای افزایش بهره‌وری کارکنان، نیاز به طی یک سری مراحل دارین تا بر اساس اون‌ها، برای قسمت‌های مختلف سازمانتون برنامه‌ریزی کنین و با روش‌های مختلف دست به بهینه‌کردن، ساده‌کردن و کم‌هزینه‌تر کردنِ فرآیندهاتون بزنین بهره‌وری سازمان خودتون رو بالا ببرین.

در هر کسب و کار، فرآیندهای مختلفی وجود داره و برای بهینه‌سازی این فرآیندها باید به فعالیت‌ها و قسمت‌های جزئی‌تری که فرآیند‌ها توسط مجموعه‌ای از اون‌ها انجام میشن رجوع کرد؛ سپس با بررسی این قسمت‌ها امکان بهینه‌سازی، و در نتیجه افزایش بهره‌وری رو سنجید.

برای بهره‌وری سازمان و فرآیند‌ها می‌تونیم از سه پارامتر کلی برای بررسی اون‌ها کمک بگیریم که این سه سیستم حقوق و دستمزد، روش کار و ابزارکار نام دارن. در این مقاله به‌صورت جامع در مورد پارامترهای روش و ابزار هر فرآیندِکاری صحبت می‌کنیم و سیستم حقوق و دستمزد رو در قسمت دوم شرح میدیم.

روش کار

برای تجزیه‌ی هر کدوم از فرآیندها باید به این دو سوال پاسخ بدین:

چه کارهایی؟ و به چه ترتیبی؟

برای نظم‌دهی به روندِ بهینه‌سازی، باید لیستی از کارهایی که انجام میدین رو ثبت و بعد ترتیب انجام هر کدوم رو مشخص کنین. مثلا یک شرکت حمل کالا کاری‌هایی مثل بارگیری، حمل کالا و تخلیه بار رو انجام میده که هر کدوم از این کار ها به زیر شاخه هایی تقسیم می شن؛ مثلا در هنگام چینش بار، ترتیب چیدن بر اساس اولویت تحویل اون‌ها خیلی مهمه.

تخمین زمان و هزینه

برآورد دو پارامتر زمان و هزینه در خیلی از جاها به شما کمک می کنه تا موارد اضافی رو حذف کنین و هزینه ها رو کاهش بدین، به‌این ترتیب بهره‌وری سازمان و کارکنانتون افزایش پیدا میکنه. باید به این توجه داشته باشین که هر کدوم از فرآیند ها رو بر اساس اولویتی که در مرحله قبل مش‌ص شده بررسی کنین تا مواردی که اولویت خاصی ندارن حذف یا بهینه بشن.

بهینه‌سازی فعالیت‌های جزئی

همونطور که می‌دونین فرآیند اصلی شما شامل مجموعه‌ای از فعالیت‌هاست و یکی از مراحل در افزایش بهره‌وری سازمان شما، بررسی همین فعالیت‌هاست.

برای این کار باید خودِ فعالیت‌ها و ترتیب اون‌ها، دونه دونه برای بهینه‌سازی بررسی بشن؛ سعی می کنیم با یک مثال این روند رو شرح بدیم:

یک فروشگاه اینترنتی رو در نظر بگیرین که هر روز سفارش هایی رو بسته بندی و ارسال می کنه، در مورد بررسی خودِ فعالیت ها، می تونه امکان کوچک کردن جعبه ها یا جا دادن سفارش هایی با مبدا یکسان در یک جعبه رو در نظر بگیره(البته به شرطی که به محصول آسیبی وارد نشه) و برای ترتیب شون هم با منطقه بندی، زمان بندی، در نظر گرفتن ترافیک و تعطیل بودن یا نبودن روزهای آتی اولویت‌بندی درستی انجام بده.

به عنوان یک پیشنهاد، استفاده از برنامه‌های هوشمند در بهینه سازی فرآیند ها خیلی مفیده. برنامه های مسیریابی ای مثل نشان رو دیگه تقریبا همه استفاده می کنن و برای سریع تر رسوندن کالا به عنوان یک فعالیت جزئی‌تر، گزینه بسیار مناسبی هستن.

برنامه های دیگه ای هم برای مدیریت وظایف و کارکنان شما وجود دارن که به شما در گزارش گیری، ثبت وظیفه، نظارت و… کمک می کنن. تسکولو و نرم افزار مدیریت ناوگان لوجیکو نمونه های خوبی از این نوع برنامه ها هستن. تصویر زیر رو ببینین، گزارشی کلی در مورد فعالیت های راننده ارائه شده که این اطلاعات، کنترل و مدیریت نیروی انسانی رو راحت تر، کم هزینه تر و سریع تر می کنه و تاثیر به سزایی در بهره‌وری داره.

ابزار کار

منظور از ابزار کار، چیز هایی هستن که شما توسط اون ها فرآیند ها، کارکنان، ناوگان و هر چیز دیگه ای رو در شرکت تون کنترل می کنین که در دو نوع کاغذی و دیجیتالی موجود هستن.

روش کاغذی، بیشتر در گذشته استفاده می شد که با پیشرفت تکنولوژی و به وجود اومدن امکانات مختلف، ابزار دیجیتالی خیلی پرکاربرد شدن؛ چرا که باعث صرفه جویی در هزینه و در زمان می شن.

در مورد ابزار های کاغذی، بهینه سازی خاصی برای افزایش بهره وری نمیشه انجام داد و ما هم سعی در توضیحات اضافه نداریم؛ اما ابزار های دیجیتالی دنیایی از امکانات رو برای کسب و کار های مختلف به ارمغان آوردن و به طور حتم انتخاب و استفاده از اون ها بسته به نوع سازمان شما فرق می کنه که در ادامه شرح می دیم.

برای این کار سازمان رو به دو دسته ی کارکنان داخل و خارج از سازمان دسته بندی می کنیم.

داخل سازمان: سیستم‌هایی که در این زمینه میشه ازشون کمک گرفت به دو دسته ERPها و سیستم هایی محدودتر با کارایی‌های خاص تقسیم میشن که بسته به نوع و سایز سازمانتون، استفاده از هر کدوم از اون‌ها متفاوته.

ERP ها معمولا برای شرکت های بزرگ با فرآیند هایی متعدد و پیچیده که نیاز به کنترل، نظارت و مدیریت همه قسمت ها وجود داره استفاده می شن. ERP یک سیستم یکپارچه و جامع با هدف و اجزاء مشخصی هست که در کنار هم فعالیت می کنن؛ به طور مثال یک ERP شامل بخش های حساب داری، کنترل انبار، کنترل منابع انسانی و … می شه. حتما اسم CRMها یا سیستم‌های ارتباط و مدیریت با مشتری به گوشتون خورده؛ حالا به نمودار زیر توجه کنین، همونجور که می‌بینین یک سیستم ERP  خودش شامل CRM میشه و سیستمی بسیار جامع هستش.

یکی از بهترین سیستم ها در این زمینه، سیستم SAP هست که توسط یک شرکت آلمانی هدایت می شه، از جمله نمونه های داخلی هم که کارایی نسبتا خوبی دارن می شه به همکاران سیستم و چارگون اشاره کرد که برای استفاده در داخل واقعا مناسب هستن.

همونطور که گفتیم این سیستم ها برای هر شرکتی نباید استفاده بشن و با توجه به نیاز ها انتخاب می شن. به طور مثال مجموعه غذاییِ بزرگی مثل مجموعه فارسی رو در نظر بگیرین، این سازمان دارای اجزا مختلفه که باید در کنار هم و با هماهنگی کار کنن، لذا استفاده از ERP  ها ممکنه انتخابی خوبی برای این سازمان باشه، اما در مورد یک رستوران کوچکتر چطور؟ آیا نیازهِ تا برای همچین سیستم گرون قیمتی هزینه کنه؟ اگر نه پس راه حل چیه؟ پاراگراف بعدی در همین مورد صحبت می کنه.

برای مثال، در بعضی از مواقع ممکنه شرکت شما فقط در زمینه مدیریت منابع انسانی مشکل داشته باشه و برای کنترل بقیه قسمت ها نیازی به صرف هزینه نباشه، در این موارد سیستم هایی هستن که به صورت اختصاصی روی یکی از قسمت های سازمان شما کار می کنن و انتخاب اون ها بسته به نوع فعالیت شرکت شما می تونه در بهره ور تر کردن فرآیند های سازمان شما تاثیر بسیار مثبتی داشته باشه، چرا که بدون هزینه های اضافی قسمت مهم سازمان تون رو بهینه و هوشمند سازی می کنن در نتیجه با افزایش درآمد یا کاهش هزینه ها بهره وری سازمان شما افزایش پیدا می کنه.

تسکولو به عنوان یکی از سیستم های داخلی انتخاب خوبی هست. در همین دسته، تیم‌کمپ و تیم‌ورک هم نمونه های قابل قبولی هستن.

خارج از سازمان: حساسیت در مدیریت کارکنان و فرآیند های خارج از سازمان اونجاست که نظارت بر اون ها به دلیل فاصله فیزیکی مشکله و کار رو برای کنترل، سازماندهی و شاید بهینه سازی سخت می کنه.

خوشبختانه با وجود برنامه های مدیریت ناوگان و عوامل خارج از سازمان این سری مشکلات تا حد خیلی زیادی برطرف شدن. با کمک این سیستم ها مدیران می تونن به طور لحظه ای از موقعیت کارکنان شون با خبر بشن و از نحوه فعالیت و جزئیات کار اون ها گزارش گیریِ دقیقی داشته باشن. نمونه زیر یکی از این برنامه ها رو نشون می ده که راننده می تونه با ثبت تصویر از وضعیتش، گزارشی آنلاین رو ارسال کنه تا اقدامات برای تصمیم گیری های بعدی سریع تر انجام بشن.

کسب و کارهایی مثل شرکت های پخش، رستوران ها، مدیران پیک ها و حمل کننده های بار و کالا، استفاده از این برنامه ها رو در اولویتِ استراتژی بهینه سازی و افزایش بهره وری سازمانشون قرار میدن. Fleetio، لوجیکو و DMS  شرکت دیجی‌کالا از بهترینِ این برنامه‌ها در این حوزه هستن.

جمع‌بندی

به طور حتم، این که کارها در سازمان شما چطور و با چه ترتیبی انجام می‌شن در بازدهی سازمان و افزایش بهره‌وری سازمان نقش بسیار اساسی‌ای رو ایفا می‌کنه و برآورد هزینه، زمان و نحوه اختصاص هر کدوم به قسمت‌های مختلف به مدیریت و کنترلی موثر نیازه داره.
توجه داشته باشین که لازم نیست دقیقا از روش‌های ذکر شده استفاده کنین. نوآوری داشته باشین، از دیگر صنایع کمک بگیرین و اینو در نظر داشته باشین که هیچ کس به اندازه شما از کسب و کارتون و راه های بهینه تر کردنش خبر نداره.