کاهش اطلاعات اشتباه در سفارش‌گیری
گفتیم که در مسیر تحویل به موقع سفارش‌ها با مشکلات زیادی برخورد می‌کنین که در مورد هر کدوم از این مشکلات و راه حل‌هاشون در مقاله‌های قبل توضیح دادیم. مشکلی که امروز در موردش قراره صحبت کنیم ناهماهنگی و عدم دقت اطلاعاتی است که در فرآِند سفارش‌گیری ثبت میشه.
اطلاعات هر سفارش شامل زمان، مکان و ویژگی‌های خود سفارش میشه که اختلال و ناهماهنگی در دریافت هر کدوم از این موارد شما رو با مشکل مواجه می کنه. جدا از این که مشتری ناراضی شما به دلیل اطلاعات اشتباه، سفارشش رو به موقع تحویل نمی‌گیره، زمان و هزینه‌ای که از دست رفته، در طولانی مدت خیلی به ضرر شرکتتون تموم میشه؛ همچنین برای کسب و کارهایی که از ناوگان خودشون استفاده می‌کنن استهلاک بیش از حد ناوگان، هزینه‌های گزافی رو در پی داره.
همونطور که گفتیم اطلاعات مربوط به فرآیند سفارش‌گیری شامل زمان، مکان و خود سفارش میشن که علت و راه حل‌های این اشتباهات رو در مقاله امروز شرح میدیم.
زمان سفارش‌گیری
بازه‌های نامناسب: یکی از علت‌هایی که کسب و کارها در ثبت زمان تحویل سفارش به مشکل بر می‌خوردن اینه که بازه‌های زمانی‌ای که برای تحویل سفارش در اختیار مشتری‌هاشون قرار میدن، متناسب با امکاناتشون نیست. تصویر زیر رو ببینین:
ملاحظه کردین که فروشگاه اینترنتی فوق به مشتری‌هاش این امکان رو میده تا زمان دریافت سفارششون رو انتخاب کنن؛ اما اگر تعداد سفارش‌گیری در بازه‌هایی که تعریف کرده از حد خارج بشه و به اندازه‌ی کافی پیک برای تحویل نداشته باشه چی؟
بهترین راه حل، بازه‌بندی درسته؛ این کار باید بر اساس آمارهایی که از تعداد و زمان سفارش‌ها دریافت می‌کنین باشه. اینجوری حتی اگر تعداد پیک‌های محدودی هم داشته باشین می‌تونین با طولانی کردن بازه‌های دریافت سفارش، مشتری‌هاتون رو مدیریت کنین.
رابط کاربری ضعیف: علت دیگه‌ای که ممکنه زمان یک سفارش اشتباه ثبت بشه، رابط کاربری ضعیف سایت شماست. این نوع مشکلات که مربوط به ضعفهای UI/UX سایت هستن به دلیل پیچیده کردن فرآیند سفارش، مشتری‌ها رو در مرحله ثبت زمان با مشکل مواجه می‌کنن. به طور مثال، برای ثبت ساعت سفارش (اگر ساعت به صورت دقیق قراره ثبت بشه)، ساعت دوازده AM از PM قابل تشحیص نیست و باید راه حلی براش ارائه بشه.
راه حل این نوع مشکلات، اصلاح رابط کاربری یا استفاده از قالب‌های آماده و استاندارد ثبت سفارشه. سایت colorlib منبع خوبی از الگوهای آماده برای این قسمت از سایت ارائه میده.
اشتباه کارکنان: در آخر هم این کارکنان و اپراتور های شما هستن که ممکنه زمان سفارشی رو اشتباه ثبت کنن؛ حالا این زمان، یا از طرف مشتری اشتباه دریافت شده یا اپراتور اون رو درست ثبت نکرده.
بهترین راه حل، دسته‌بندی این مشکلاته تا با توجه به این که چه نوع مشکلی بیشتر از همه تکرار شده، کارمندان رو آموزش بدیم تا این مشکلات رو تکرار نکنن. به طور مثال کسی که ساعتی رو ثبت می‌کنه باید حواسش باشه تا ساعت نُه رو از دو یا بر عکس تشخیص بده.
مکان
آدرس‌های مشابه: در بعضی از شهرهای بزرگ آدرس‌های مشابه وجود داره، مثلا ممکنه اسم دو تا خیابون حافظ باشه یا اسامی شبیه به هم وجود داشته باشه که این نوع دوگانگی، تحویل به موقع رو دچار مشکل می‌کنه.
راه حل این مشکل اصلاح سیستم دریافت اطلاعاته. یعنی قبل از ارسال سفارش، صحت اطلاعات دریافتی توسط سیستم دیجیتالی یا اُپراتور بررسی بشه.
به طور مثال، اگر نام مکانی رو با آدرس‌های مختلفی دریافت کردیم، با بررسی کردن زیر شاخه‌های اون آدرس مکان درست رو تشخیص بدیم.
پیچیدگی آدرس: تقریبا برای همه اتفاق افتاده که به دلیل پیچیدگی آدرس نتونستن مقصد دقیقشون رو پیدا کنن. مثلا بعضی از خیابون‌ها یا کوچه‌ها تابلو واضحی ندارن یا بعضی از کوچه‌ها ترتیب پلاک درستی ندارن و پیدا کردن مقصد مشکله.
بهترین راه حل، استفاده از برنامه‌های هوشمند مکان‌یابی مثل google maps ، نشان و … هست، فقط کافیه لوکیشن مشتری رو دریافت کنین تا با استفاده از این برنامه‌ها پیک‌هاتون به اون محل برن.
آدرس اشتباه: برخی از مشتری‌ها به دلیل این که کاملا با آدرس مورد نظرشون آشنا نیستن یا حداقل آدرسشون رو برای کس دیگه‌ای نمی تونن بیان کنن (به قول معروف چشمی بلدن)، اطلاعات غلطی رو به شما میدن؛ در نتیجه، این وظیفه کارکنان شماست که از صحت آدرس اطمینان برقرار کنن و همیشه و چند بار آدرس مورد نظر رو با مشتری چک کنن.
ویژگی‌های سفارش
اشتباه مشتری: اولین و رایج ترین علتی که باعث میشه سفارشی اشتباه ثبت بشه خود مشتری هست، یعنی مشتری سهواً سفارشی رو ثبت می‌کنه؛ مثلا قصد خرید یک فلش مموری ۱۶ گیگابایتی رو داره اما ظاهر محصولی چشمش رو می‌گیره و در نتیجه یادش میره مقدار حافظه مورد نظرشو انتخاب کنه و سفارش اشتباه به دستش می‌رسه.
بهترین راه حل برای این مشکل، گوشزد کردن جزئیات سفارش به مشتریه. بهتره تا قبل از پرداخت، اطلاعات سفارش چک بشه و طی چند مرحله بازبینی ثبت بشه. حتی اگر سفارش غیر اینترنتیه، بهتره تا به صورت تلفنی یا پیامکی جزئیات سفارش رو به مشتری اطلاع داد تا اگر خطایی رخ داده، اصلاح بشه.
نقص سیستم سفارش‌گیری: در بعضی از موارد و به خصوص در سایت های اینترنتی، سفارش اشتباه به دلیل نقص سیستم انجام می گیره و برای حل این مشکل لازمه تا سیستم نرم افزاریهِ سالم و بدون نقصی به کار گرفته بشه یا سیستم قبلی اصلاح بشه.
جمع‌بندی
جدا از راه حل‌هایی که ذکر کردیم، چک کردن و بررسی دوباره‌ی زمان، مکان و یا هر چیز دیگه‌ای که مربوط به مشتری شما و سفارشش میشه، خیلی در کاهش اطلاعات اشتباه تاثیر داره.
اطلاعات نادرست مثل بقیه مشکلات تحویل کالا، با مدیریت و نظارت درست قابل کنترله و در این مورد هم برنامه‌های کنترل و مدیریت، راه کار خیلی خوبی برای حل مشکلات سفارش‌گیری هستن. همچنین اگر برنامه‌ای در کنار موقعیت‌یابی، امکان ثبت وظیفه هم داشته باشه، نظارت و کنترل جزئیات کار برای مدیران خیلی راحت‌تر میشه.
