گلوگاه پاشنه آشیل فرآیند سازمانی
در روند انجام فعالیتهامون بعضی وقتا فعالیتمون اینقدر طول میکشه که کل فرآیند رو کند میکنه. این پدیده که با عنوان گلوگاه میشناسیم میتونه تاثیر منفی زیادی روی کارمون داشته باشه. در این مقاله قصد داریم تا با تعریف گلوگاه در زنجیره تامین و لجستیک، به بررسی علل تشکیل گلوگاه‌ها و راه حلهای موجود برای رفع این مشکل بپردازیم. با ما همراه باشین.
گلوگاه سرعتگیر کسب و کار شما
گلوگاه (Bottleneck) در لغت به معنی نقطهای که حجم فعالیتها در اون زیاد باشه.
تعریف ساده گلوگاه در کسب و کار یعنی میزان فعالیتهای انجام شده در مقایسه با وظایف تعریف شده برای انجام، خیلی کمتر باشه. برای مثال فعالیتی مثل دسته بندی مشتریاتون زمان زیادی رو ازتون میگیره، همین موضوع باعث میشه تا باقی فعالیتهایی که وابسته هستن به موقع و سروقت به نتیجه نرسن.
گلوگاه‌ها در فعالیتمون به عواملی همچون خطای انسانی، خطای سیستماتیک و روند انجام فرآیند بستگی داره. به شکل زیر توجه کنین تا بهتر این مساله رو درک کنین:
پیشگیری قبل از درمانه!
این جمله برای مواقعی صدق میکنه که مشکل رو بدونیم و مانع از اتفاق افتادنش بشیم. متاسفانه شناسایی گلوگاه در کارمون کار آسونی نیست و اغلب اوقات بعد از شکلگیری گلوگاه متوجه اون میشیم، این موضوع میتونه تاثیر منفی روی زمان انجام فعالیتهامون داشته باشه.
نکته مهم روند مواجه با گلوگاه‌های موجوده. به عکس زیر توجه کنین.
با توجه به عکس بالا برای رفع گلوگاه در فرآیند کارمون باید یک برنامه ریزی بر اساس اهدافی که در سازمان داریم انجام بدیم سپس در یک مدت زمان مشخص نتیجه به دست اومده رو بررسی میکنیم. ابتدای امر به بررسی عوامل ایجاد گلوگاه‌ها در زنجیرهی تامین می‌پردازیم.
با توجه به مقاله‌ی پژوهشگاه علوم و فناوری ایران در این زمینه، محدودیت‌ها در سازمان‌ها با عنوان گلوگاه‌ها شناسایی میشن. این گلوگاه‌ها نقاط حساسی هستن که با بررسی روند کاری شناسایی میشن.
بررسی گلوگاه‌های زنجیره تامین
حالا با توجه به موارد بالا گلوگاه‌های زنجیره تامین رو به صورت زیر دسته بندی میکنیم:
۱- عدم آشنایی با بازار هدف زنجیره تامین
۲- ضعف عوامل انسانی
این موضوع در زمینه عملیاتی باعث صرف زمان بیشتر در فرآیند تولید و در نتیجه تشکیل گلوگاه در زنجیره تامین میگردد، که بهبود و رفع این مشکل اولین گام در افزایش تولید و بهرهوری کارمون به حساب میاد.
عدم آشنایی با بازار هدف
شناخت درست از بازار هدفمون همونطور که در مقالات قبلی بهش اشاره کردیم مهمترین بخش در زنجیره تامین کسب و کارمون به حساب میاد. برای مثال فروشگاه اینترنتی ای که در زمینه صنایع فلزی فعالیت میکنه باید نسبت به بازار هدف خودش یعنی کسانی که بسته به کارشون پتانسیل استفاده از محصولاتش رو دارن، شناخت خوبی داشته باشه تا به این ترتیب بتونه نسبت به فروش محصولات خودش اقدام کنه.
ضعف عوامل انسانی
عوامل انسانی یعنی تمامی افرادی که از زمان سفارش محصول تا تحویل آن به مشتری نقش دارن. برای مثال فرآیندهایی که در یک فروشگاه اینترنتی از زمان خرید تا تحویل محصول صورت میگیره به صورت زیره:
۱- دریافت سفارش ثبت شده توسط مشتری
۲- هماهنگی با انبار
۳- دریافت بار از انبار جهت بسته‌بندی
۴- بسته‌بندی کالا بر اساس اصول بسته‌بندی
۵- ارسال و تحویل کالا به مشتری
نقص عامل انسانی در هر بخش میتونه باعث کند شدن روند ارسال کالا بشه.
رفع گلوگاه‌های زنجیره تامین
در اینجا به بررسی مهم ترین گام‌ها برای رفع گلوگاه‌های موجود در زنجیره تامین می‌پردازیم:
بهبود فرآیندها
یکی از راهکارها برای حذف گلوگاه‌ها در زنجیره تامین مشاهده و بررسی بهرهوری زنجیره تامینه. برای اینکار لازمه تا روند انجام کار از زمان شروع تا پایان اندازه‌گیری (شاخص‌های اندازه‌گیری عملکرد سازمانی) شود و نتایج به صورت آماری مورد بررسی قرار بگیره.
تهیه فهرستی از روند فعالیتهای انجام شده به صورت مستمر میتونه باعث بهبود روند تولید و دریافت اطلاعاتی ارزشمند از مراحل انجام کار میشه.
دریافت این اطلاعات باعث اخذ تصمیمات هوشمندانهای برای روند تولید میشه برای مثال این اطلاعات میتونه زمان انجام هر فعالیت توسط اپراتورها رو مشخص کنه، از اونجایی که عوامل انسانی در روند انجام فعالیتها نقش مهمی رو ایفا میکنه، کاهش زمان انجام فعالیت توسط اپراتور میتونه تاثیر مستقیمی در تشکیل نشدن گلوگاه داشته باشه.
در اینجا به تحلیل اطلاعات در زنجیره تامین برای فروشگاههای اینترنتی، شرکتهای تحویل کالا و موارد مشابه خواهیم پرداخت. با توجه به مثالی که بالا گفتیم اطلاعاتی که از تحلیل روند فعالیت این شرکتها مشکلات متداولی که در زنجیره تامین این شرکت ها وجود داره به صورت زیر دسته‌بندی میشن:
- روند دریافت سفارشات از مشتری
- به روز نبودن اطلاعات محصول
- نحوه پاسخگویی اپراتورهای پشتیبانی به مشتریان
- هماهنگی اپراتورها با واحد انبارداری
- به روز نبودن سایت فروش
بررسی هر یک از موارد بالا میتونه در بهبود تحویل کالا به مشتریهامون کمک شایان ذکری بکنه برای مثال اگر عدم هماهنگی اپراتورها با واحد انبارداری باعث عدم اطلاع ما از میزان موجودی انبار بشه به طوریکه کالایی که در انبار ما موجود نیست در سایت فروشگاه ما باشه و بعد از خرید مشتری تازه متوجه عدم موجودی انبارمون بشیم.
اتوماسیون روند انجام فعالیتها
در بالا به نقش عوامل انسانی در روند فعالیتهامون اشاره کردیم. در بسیاری از فروشگاهها و شرکتهای تحویل کالا از زمان خرید تا تحویل کالا به مشتری تمامی فعالیتها توسط اشخاص صورت میگیره.
در این بین یک اشتباه انسانی میتونه تاثیر زیادی در زمان و تبه تاخیر افتادن فعالیتمون داشته باشه. برای مثال مهمترین بخشی که میتونه باعث ایجاد گلوگاه در این مرحله بشه خطا در مرحله بسته بندی و ارسال کالاست.
از اونجایی که بیشتر فروشگاههای اینترنتی در ایران به صورت دستی عمل بسته بندی رو انجام میدن، اشتباه انسانی میتونه باعث خرابی محصول و تاخیر در ارسال اون بشه که نتیجه منفی برامون در بر داره.
هر چقدر میزان ارتباط انسانی خصوصا در امر بسته بندی کاهش پیدا کنه میتونه تاثیر زیادی در کیفیت و ارسال بستههامون داشته باشه. بررسی مواردی که ذکر شدن میتونه از تشکیل گلوگاه‌ها در زنجیره تامین فعالیتهامون جلوگیری کنه. در ادامه به بررسی عوامل ایجاد گلوگاه‌ها در لجستیک می‌پردازیم.
بررسی عوامل ایجاد گلوگاه در لجستیک و حمل و نقل
عوامل زیر مهمترین عوامل تشکیل گلوگاه‌ها در زمینهی لجستیک هستن که با بررسی هر کدوم به ارائه راهکاری عملی می‌پردازیم.
ناوگان مستهلک (ناوگان قراضه، مدیر کلافه)
عدم نظارت بر پیکها و عوامل میدانی
ناوگان مستهلک
در یکی از مقالههای پیشین به تفصیل در اینباره صحبت شده در اینجا تاثیرات ناوگان مستهلک رو با یک مثال در تشکیل گلوگاه بررسی میکنیم.
زمانی که مشتری کالایی رو خریداری کرده و محصول به مرحله ارسال میرسه، اگر از پیکها و ناوگانمون مطمئن نباشیم میتونه در ارسال کالا برامون مشکل ایجاد کنه و تاخیر در تحویل کالا مساوی با کاهش رضایت مشتری از خدماتمونه.
حالا چطور این مشکل باعث ایجاد گلوگاه میشه؟ زمانی که در روند ارسال کالا تاخیر به وجود میاد این امر باعث انباشته شدن سفارشها میشه و اگر در تعداد پیکهامون محدودیت داشته باشیم باعث تاخیرهای چند روزه در تحویل کالا و همینطور مشکلاتی برای واحد انبارداری میشه.
بهترین راهکار برای جلوگیری از چنین اتفاقی معاینه فنی ناوگان حمل و نقل به صورت مستمره.
عدم نظارت بر ناوگان حمل و نقل
نظارت بر نحوه تحویل کالا توسط پیکها امر مهمیه. این موضوع تاثیر مستقیمی در دریافت بازخورد مناسب از مشتری داره. با توجه به بازخوردهای منفی که از فروشگاههای اینترنتی بزرگ مثل دیجیکالا در شبکههای اجتماعی دیده میشه اهمیت این موضوع بهتر قابل درکه.
نبود نظارت بر ناوگان حمل و نقل و پیکهامون میتونه باعث تاخیر در ارسال کالا و انباشته شدن کالاها در انبار و ایجاد گلوگاه در ارسال کالا بشه.
برای جلوگیری از چنین اتفاقی میتونین ناوگان حمل ونقل و عوامل میدانی خودتون رو با استفاده اپلیکیشنهای مدیریت ناوگان مثل نرم افزار مدیریت ناوگان لوجیکو مدیریت کنین. با این کار از تحویل به موقع و امن کالا به مشتری اطمینان حاصل کرده مشکل تشکیل گلوگاه نیز برطرف خواهد شد.
بعد از بررسی گلوگاه‌های موجود و راهکارهای مواجه با اونا نکته‌ای که اهمیت بالایی داره ارزیابی نتیجه حاصل شده از راهکارهاست. باید ببینیم که آیا گلوگاه مورد نظر برطرف شده است؟ آیا راهکار بکار گرفته شده نتیجه داده؟
برای پاسخ به این سوال لازم به ارزیابی روند فعالیتهامون قبل و بعد از این پدیدس. برای اینکه نتیجه مورد نظر رو بررسی کنیم لازمه تا با استفاده از نظام ارزیابی سازمانی که داریم نتایج رو مورد بررسی قرار بدیم.
جمع‌بندی
بررسی گلوگاه‌های زنجیره تامین ولجستیک در فرآیندهامون، باعث سرعت بخشیدن به روند انجام فعالیتهامون میشه. این مهم با علتیابی و بررسی روند فعالیتها در سازمانمون صورت میگیره. بعد از شناسایی مهمترین امر رفع این گلوگاههاست. برای رفع گلوگاه‌های به وجود اومده در کارمون میتونیم با افزایش نظارت بر روند فرآیندهامون و تحلیل و بررسی هر فعالیت روند انجام فرآیند رو بهبود بدیم و با تجهیز سازمانمون و کاهش عوامل انسانی در روند فعالیتها درصد تشکیل گلوگاه در کارمون رو به حداقل برسونیم.
