فروشگاه اینترنتیمدیریت پیک رستورانمدیریت ناوگان

چگونه اطلاعات پیک، سفارش و ارسال سفارشات را مدیریت کنیم؟

شاید پر تکرار ترین سوالی که در شرکت هایی که فعالیت لجستیکی و عملیاتی دارند این باشه که « این بار رو کی قرار بود تحویل بده؟ الان کجاست؟ کی میرسه؟ » این‌ها سوالاتی هستند که واضحا یک چالش خاص رو در سازمان شما نشون میدن؛ چالش مدیریت اطلاعات سفارشات.

معمولا فروشگاه های اینترنتی و کسب و کارهای آنلاین، قسمتی که مربوط به اطلاعات سفارش شامل نوع و تعداد کالا، اطلاعات مشتری و… هست رو با پنل فروشگاه اینترنتی به خوبی مدیریت می‌کنند. اما همین که این سفارش برای ارسال پردازش و آماده میشه، نظارت و انتقال صحیح اطلاعات به بخش‌ها یا افراد مختلف سازمان دچار مشکل میشه.

راه حل چیه؟ اصلا این داشتن اطلاعات چقدر میارزه که وقت و هزینه سازمان صرف این قسمت بشه؟

اهمیت و فواید سیستم مدیریت ارسال سفارشات

اصلا همچین سیستمی قراره چکار کنه؟ خب مثل اکثر سیستم های موجود، سیستم های مدیریت ارسال سفارشات انواع و امکانات مختلفی دارند، اما یک نرم افزار بالغ مدیریت ارسال سفارشات، حداقل این امکان رو برای شما فراهم میکنه که اطلاعات ردیابی ماشین و وضعیت مرسوله رو به صورت همزمان داشته باشید. به زبان ساده تر شما در لحظه می دونید که:

  1. مرسوله تون دقیقا کجاست
  2. توسط چه کسی داره حمل میشه
  3. به کجا میره
  4. کی میرسه
  5. و در سیستم های پیشرفته تر وضعیت سلامت مرسوله به صورت ممتد پایش میشه

داشتن جواب این سوالات خیلی خیلی میتونه به مدیران سازمان ها کمک کنه. مخصوصا در موضوع حمل و نقل که به علت ریسک بالا در کار، فشار و استرس زیادی وجود داره.

اما اثرات داشتن همچین سیستمی رو اگر بر اساس زمان بررسی کنیم به نتایج جالبی می‌رسیم:

  • اثرات لحظه ای:
    اینکه در لحظه جواب همه ی اون سوالات رو داشته باشید یه اتفاق فوق العاده است. این اطلاعات به شما کمک می‌کنه انعطاف رو در زنجیره تامین افزایش بدید، بدین معنی که با پایش لحظه ای تغییرات در وضعیت ناوگان، مشتری یا مرسوله، به سرعت متوجه تغییرات میشید و متناسب با اون عکس العمل نشون می‌دید. مثلا تو ذهنتون سناریویی رو بسازید که ماشین حمل بار یا موتور پیک موتوری شما به یک باره خراب شده و پنچر شده و شما بدون همچنین سیستمی، چقدر دیر خبر دار می‌شید.
  • اثرات بلند مدت:
    به نظر نگارنده، اثرات اصلی و فواید داشتن همچین سیستمی خودش را در طولانی مدت نشون می‌ده. شما قطعا با یک نرم افزار مدیریت ارسال سفارشات به راحتی می تونید اطلاعات را ذخیره کنید. اما مگه اطلاعات روی کاغذ ذخیره نمیشن؟ پس چه نیازی به همچین سیستمی هست؟ اصلا با اکسل همین کار رو نمیشه کرد؟ جواب این دو سوال نه و نه هست.
    اطلاعاتی که شما توسط یک سیستم توسعه یافته ی نرم افزاری ذخیره و مدیریت می کنید قابل نگهداری، قابل تحلیل و قابل جا به جایی هستند و از همه مهمتر این اطلاعات تمیز هستند، بدین معنی که ممکنه اپراتور اکسل شما چندباری در وارد کردن اطلاعات خطا کنه، اما ردیاب یا GPS در تشخیص محل ناوگان شما، اشتباه نمی‌کنه. توجه داشته باشید اطلاعات غیر تمیز قابل بهره برداری و تحلیل نیستند.
    سال گذشته در آمریکا به تنهایی حدود ۲ میلیارد دلار!!! برای تمیز کردن اطلاعات دولتی هزینه شده. تمیز بودن اطلاعات رو جدی بگیرید.

چجوری یک سیستم مدیریت ارسال سفارشات خود را داشته باشیم؟

خیلی از مدیران به اشتباه فکر می‌کنند که خریدن نرم افزار یا سخت افزار ردیابی خودرو می‌تونه به تنهایی مشکلشون حل کنه، اما به هیچ وجه اینجوری نیست چون این موارد به شدت مهم هستند و باید بررسی و بهبود داده شوند:

  1. فرهنگ سازمانی پذیرنده تغییر و تعالی
  2. آموزش کارکنان شامل اپراتورهای داخل سازمان و پیک ها برای کار با نرم افزار مدیریت ارسال سفارشات
  3. پشتیبانی از تغییر توسط مدیران ارشد و میانی
  4. در نهایت انتخاب یک سیستم نرم افزاری متناسب با سازمان برای مدیریت ارسال‌ها

اگر تمایل به استفاده از همچین سیستمی دارید، ابتدا باید از وجود اراده کافی برای استفاده از یک ابزار جدید و ایجاد تغییر در سازمان خودتون مطمئن بشید، سپس نیازمندی‌هاتون رو به دقت بچینید و گزینش کنید و از بخش های مختلف بخواهید که مشکلات و چالش هاشون رو بیان کنند تا با چشم باز انتظارات رو ببنید. البته بدونید تمام انتظارات سازمان در یک گام و با خرید یک نرم افزار رفع نمیشه؛ بلکه باید کم کم و گام به گام و حتی گاها با کمک شرکت سازنده‌ی نرم افزار تکمیل بشه، خیلی از شرکت هایی که این خدمات رو ارائه میدن، برای شما خدمات اختصاصی سازی هم ارائه میدن.

برچسب ها

پاسخی بگذارید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

دکمه بازگشت به بالا
بستن