چگونه هزینه‌ی نیروهای میدانی خود را کاهش دهیم؟
بسیاری از سازمان‌ها نیروی خارج از سازمانی دارن و این افراد بیشتر وقت خودشون رو خارج از سازمان میگذرونن و ماموریت‌های برون سازمانی دارن؛که، شامل ویزیتورها،بازاریاب‌ها و بازرس‌ها میشه.
مدیریت نیروهای میدانی چالش های خاص خودش رو داره که غالبا توی بخش های دیگه سازمان دیده نمیشه، چرا؟ چون افرادی مثل ویزیتورهای شرکت پخش یا بازرس‌ها یا حتی بازاریاب‌ها قسمت اصلی فعالیتشون بیرون سازمان و دفتر شرکت انجام میشه و همین هم دلیل به وجود اومدن مشکلات و چالش‌های خاص در مدیریت نیروی میدانی هست. چالش‌هایی مثل:
- عدم وجود نظارت مناسب بر نحوه انجام کار
- هزینه‌ی بالا و پیچیدگی در فرآیند کنترل و کاهش هزینه
- عدم امکان جمع آوری اطلاعات جامع جهت تصمیم‌گیری مدیران
همه‌ی این موارد چالش‌های مهم و اساسی هستند که با توجه به روش کار و صنعتی که شما در اون فعالیت می کنید ممکنه اولویت این موارد تغییر کنه. اما چالشی که در اکثر بخش‌ها و اکثر کسب‌و‌کارها خودنمایی میکنه، هزینه است. هزینه همواره یکی از دغدغه‌های مدیران کسب‌و‌کارهاست، مخصوصا در شرایطی که مدیریت نقدینگی به دلیل شرایط اقتصادی، اهمیت ویژه ای پیدا کرده.
از طرفی کاهش هزینه‌ها از سخت‌ترین قسمت‌های برنامه‌ریزی و اجرا در مدیریت نیروی میدانی به خصوص در بخش مدیریت بازاریاب و ویزیتور هست، چون معمولا رگ حیاتی سازمان یعنی تحقق درآمد از طریق فعالیت‌های این همکاران انجام میشه و همین موجب شده مدیران در تغییرات منجر به کاهش هزینه در این بخش محافظه کار باشند و در اصل به سیستم کاریی پایبند هستند که تا الان جواب داده.
در این مقاله، تلاش کردیم تا با بررسی تاثیر چالش‌های مدیریت نیروهای میدانی روی کنترل و کاهش هزینه‌ها بپردازیم، مثل اینکه نبود نظارت مناسب رابطه مستقیم داره با کاهش کنترل روی هزینه‌ها. در ادامه برخی از این موارد رو بررسی میکنیم و از تاثیر منفی هر کدوم از چالش‌ها در بحث مدیریت هزینه‌ها خواهیم گفت.
هزینه بالا و پیچیدگی در فرآیند کنترل و کاهش هزینه
همونطور که اشاره کردیم، هزینه در هر بخشی از کسب‌وکار فاکتور تعیین کننده‌ای هستش اما در بخش ویزیتوری و بازاریابی، به علت ذات این کار، هزینه ی بالایی داره. عوامل مختلفی هم روی بالا بودن این هزینه تاثیر دارن که بعضی‌هاش همونطور که گفته شد، در ذات این کار هست. یعنی هزینه‌ها در فعالیت بازاریابی دو نوع هستند:
- هزینه سخت بدین معنی که این هزینه ها رو نمیشه کاهش داد یا کاهش دادنش بسیار پر هزینه است
- هزینه‌های نرم که میشه از روش‌های مختلف برای کاهش و کنترلشون برنامه‌ریزی کرد
از راهکارهای کاهش این نوع هزینه، بهبود برنامه‌ریزی فعالیت ویزیتورها هست. مهمترین قسمت این برنامه‌ریزی هم، همون مسیربندی نقاطی هست که ویزیتور یا بازاریاب باید بهشون سر بزنه و با مشتری صحبت کنه. برای بهبود برنامه‌ریزی میشه از چند روش استفاده کرد:
- استفاده از افراد خبره برای مسیربندی
- استفاده از نرم افزارهای ساده مثل اکسل
- استفاده از نرم افزارهای به روز و پیشرفته برای مسیربندی هوشمند
هر کدوم از این روش ها منافع و هزینه‌های خاص خودشون رو دارن. در جدول زیر سعی شده این راه حل ها با هم مقایسه بشه:
روش ها | هزینه ها | منافع | |
| ۱ | استفاده از افراد خبره برای مسیربندی | · وابستگی سیستم کاری به افراد ·عدم امکان حل مسائل پیچیده ·عدم امکان تعریف استاندارد یکپارچه ·سرعت پایین در تطبیق | · روش تجربه گرا · انعطاف بالا برای سناریوهای جدید · ریسک پایین |
| ۲ | استفاده از نرم افزار های ساده مثل اکسل | ·عدم امکان حل مسائل پیچیده ·عدم پشتیبانی مناسب ·سخت بودن یکپارچه سازی فنی ·عدم امکان اجرا در مقیاس بزرگ | · منظم شدن فرآیندها ·هزینه بسیار پایین اجرا ·راه حل در دسترس ·امکان جمع آوری اطلاعات |
| ۳ | مسیربندی هوشمند | ·هزینه قابل توجه ·نیازمند زمان برای تطبیق با سازمان ·سختی تعریف سناریوهای غیر معمول | · سرعت بالا ·پشتیبانی مناسب ·یکپارچه سازی ·حل مسائل پیچیده ·امکان اجرا در مقیاس بزرگ ·عدم وابستگی به افراد |
اما از اونجا که روش مسیربندی هوشمند روش نوین و جدید هست نیاز به تشریح بیشتری داره، در ادامه سعی میکنیم روش کار این سامانه ها رو به تفصیل ارائه بدیم.
استفاده از نرم‌افزار مسیر بندی هوشمند که با استفاده از داده‌های کاربر شامل تعداد بازاریاب و مقصد‌های موجود، مسیر بهینه که شامل کم ترافیک‌ترین و کوتاه‌ترین مسیره رو در چند ثانیه به ما تحویل میده و ساعت رسیدن ویزیتور به هر مقصد رو هم مشخص میکنه! واضحه که این روش تا چه میزان روی هزینه‌ها، چه مالی و چه زمانی تاثیرگذاره. چراکه، باعث میشه هزینه‌های مصرف سوخت و اتلاف زمان کاهش پیدا کنه چون هم مسیر‌ها نزدیکتر و کم ترافیک‌ترن هم نیاز به پیگیری مداوم و تماس‌های پی‌در‌پی برای فهمیدن موقعیت بازاریاب نیست و حقوق نیروهای میدانی هم به راحتی قابل محاسبه است و بار کمتری بر دوش سازمانه.علاوه بر موارد گفته شده، خود بازاریاب هم در ترافیک کمتری میمونه و کمتر خسته میشه و هزینه روانی کمتری هم برای اونها داره.
عدم وجود نظارت مناسب بر نحوه انجام کار
عدم وجود نظارت مناسب روی ویزیتورها یا نیروهای میدانی یعنی چی؟ یعنی اینکه:
شما نمیدونید دقیقا بازاریاب شما در طول روز کجای فرآیند کاریش هست
- چقدر از کارهاش مونده؟
- چقدرش رو انجام داده؟
- در چه قسمتی از مسیرش هست؟
- آیا واقعا در محل مشتری حاضر شده و اون رو ویزیت کرده؟
اینها سوالاتیه که شما برا کنترل و نظارت روی کار بازاریاب‌هاتون به جواب هاش نیاز دارید.در کسب و کارهای سنتی، امکان ردیابی ویزیتور، نظارت بر عملکرد نیروها و اطمینان از صحت اطلاعات، بسیار پایین بود اما امروزه ابزارهایی وجود داره که با کمک اونها میتونید به سوالات بالا جواب حدودی بدید مثل:
- ردیاب یا جی‌پی‌اس (GPS)
- استفاده از اپلکیشن های مدیریت بازاریاب
هرچی این ابزارها پیشرفته تر باشه شما میتونید سوالات بیشتری رو با دقت بیشتری پاسخ بدید مثلا شما با ردیاب نمیتونید بفهمید که نتیجه کار بازاریاب شما در صحبت با مشتریان موفقت آمیز بوده یا نه ولی اگر از نرم افزارهای مدیریت ویزیتور و بازاریاب استفاده کنید علاوه بر امکان رهگیری و ردیابی، میتونید فرآیند هایی رو داخلش تعریف کنید که بازاریاب با استفاده از اپلکیشن، اطلاعات حیاتی در مورد مشتریان رو اونجا ثبت کنه و برای شما ارسال کنه.
عدم امکان جمع آوری اطلاعات جامع جهت تصمیم گیری مدیران
شاید فکر کنید مگه از یه فعالیت بازرسی یا بازاریابی چقدر اطلاعات در میاد یا ساخته میشه که جمع آوریش مهمه؟ خب با یه بررسی ساده میشه گفت ۵ دسته اطلاعات در طی فعالیت هر بازاریاب ساخته میشه:
- اطلاعات جغرافیایی و مربوط به لوکیشن های ثبت شده برای هر واحد مشتری یا واحد تجاری
- اطلاعات مسیرهای طی شده بازاریاب‌ها
- اطلاعات از مدت زمان ارتباط ویزیتور با مشتری
- اطلاعات نتیجه بازاریابی و ویزیت مشتری
- اطلاعات مربوط به زمان کاری بازاریاب
این موارد بخشی از اطلاعات به دست اومده از یک ویزیت ساده هست و بهتره بدونید نرم‌افزارهای به روز حجم بسیار بالایی از تحلیل و گزارش رو روی همین اطلاعات بهتون میدن که ممکنه از دیدنش تعجب بکنین.
بررسی دقیق گزارشات دریافتی از بازاریاب‌ها، ویزیتورها و بازرس‌ها یکی از مواردی است که رسیدگی به آن پیچیده و گیج‌کننده است. همان‌طور که گفته شد،در بسیاری از موارد، حقوق و دستمزد بر اساس تعداد ویزیت و نتایج اون هست و نیاز به اعتبار سنجی فرم‌ها داره، به طوری که باید صحت و سقم اونها تایید بشن. جمع آوری منظم این اطلاعات نه تنها در روند سیستم حقوق و دستمزد شما اثر گذاره، بلکه بعد از مدتی شما میتونید با حجم بالایی از این اطلاعات اقدام به ساخت گزارشات و تحلیل های عمیقی بکنید که توی تصمیم گیری های مدیریتی کمک زیادی میکنه. حالا که در سال ۲۰۲۰ هستیم، میشه گفت سازمان هایی پیشرو هستند و مزیت رقابتی پایدار دارند که اساس تصمیماتشون اطلاعات هست و نه حدس و گمان.
عواملی که گفته شد، تنها بخشی از چالش‌ها و هزینه‌های مدیریت نیروهای میدانی هستش که برخی از اونها با فناوری‌های روز دنیا قابل بهبود هستن.
به نظر شما پر هزینه‌ترین بخش مدیریت نیروهای میدانی کجاست؟
ما در لوجیکو، نرم‌افزار مدیریت نیروی میدانی رو با کمترین خطا در اختیارتون قرار میدیم. میتونین با کلیک روی این لینک از طریق دمو با فضای نرم‌افزار آشنا بشید.
