مدیر لجستیک و ۸ مهارت کلیدی برای مدیر موفق

در مقالات گذشته با اهمیت مدیریت لجستیک در فروشگاه اینترنتی آشنا شدیم. در این مقاله قصد داریم با ارائه‌ی آمار و ارقامی از منابع معتبر دنیا مثل وزارت کار امریکا به نقش مدیر لجستیک بپردازیم و با وظایف مدیر لجستیک در فروشگاه اینترنتی و مهارت‌های مورد نیاز برای تبدیل شدن به یک مدیر موفق لجستیک آشنا شویم.

مدیر لجستیک کیست و چه نقشی دارد؟

قبل از توضیح درباره این که مدیر لجستیک چه کارهایی انجام می‌دهد باید بفهمیم که این نقش به چه دلیلی وجود دارد. به تعریف وزارت کار ایالات متحده (DOL):

مدیر لجستیک مسئول نظارت بر خرید و توزیع محصولات در زنجیره تامین است.

نقش های مدیر لجستیک به طور خلاصه به این صورت هستند:

• انبارداری: مدیر لجستیک باید انبارداری و ذخیره‌سازی کالا را به بهترین شکل مدیریت کند.
• حمل و نقل: مدیر لجستیک باید برنامه‌ریزی کند که کالای مورد نیاز ( چه در مرحله‌ی تولید باشد چه کالای نهایی باشد ) چگونه تهیه می‌ شود و سپس بهترین روش حمل و نقل را پیش‌بینی کند.
• بازخورد از مشتری: مدیر لجستیک باید از اینکه محصولات به دست مشتریان می‌رسد یا خیر مطلع باشند.

نقش مدیر لجستیک در گزارشی که از خبرگزاری usnews منتشر شده است، در رتبه‌ی ۲۶ از لیست ۱۰۰ شغل برتر دنیا رتبه‌بندی شده است که این رتبه بندی بر اساس میزان دستمزد، استرس و چشم‌انداز شغلی اعلام شده است. همچنین در ادامه‌ی این گزارش پیش بینی شده که تعداد مدیران لجستیک از سال ۲۰۱۶ تا ۲۰۲۵ هفت درصد رشد کنند.

طبق آمار DOL در سال ۲۰۱۴ متوسط درآمد مدیران لجستیک سالیانه ۸۵۴۰۰ دلار بوده است! این مقدار بیش از ۲ برابر میانگین کشوری در امریکاست. این درآمد به دلیل حجم بالای مسئولیت‌های مدیر لجستیک است که در قسمت بعد به آن می‌پردازیم.

وظایف و مسئولیت‌ های مدیر لجستیک

به گفته‌ی فیلیپ دی پاتریزیو (Philip DiPatrizio) مدیر لجستیک شرکت shiplilly که یکی از معتبرترین شرکت‌های لجستیکی در دنیاست، مدیر لجستیک وظیفه دارد مشکلات حمل و نقل را که به طور منظم اتفاق می‌افتد، مانند تاخیر در ارسال، سرقت‌ها و آسیب‌های احتمالی و… را حل کنند.

اما این اظهارنظر در بین فعالان لجستیک دنیا قابل استناد نیست. چرا که وظایف مدیر لجستیک بسیار جامع تر از این تعریف دو خطی است!

طبق نظر صاحب نظران لجستیک در دنیا، وظایف یک مدیر لجستیک در طول روز به این صورت است:

1. مدیریت انبارداری
   • برنامه ریزی و مدیریت انبار
   • جهت دهی ، بهینه سازی و هماهنگی چرخه‌ی سفارش در انبار
2. مدیریت زنجیره تامین
   • برقراری ارتباط و مذاکره با تامین کنندگان
   • تولید کنندگان
   • خرده فروشان
3. مدیریت حمل و نقل
   • پیگیری کیفیت ، کمیت ، زمان تحویل ، هزینه حمل و نقل و بازده آن
   • برنامه ریزی مسیرها و پردازش حمل و نقل
4. مدیریت ارتباط با مشتریان
   • برطرف کردن مشکلات و شکایات موجود
   • مدیریت خدمات مشتریان

در این جایگاه شغلی همه چیز باید محاسبه و مستندسازی شود. به همین علت مدیران لجستیک وقت زیادی را صرف آماده سازی گزارش و ثبت موجودی‌ها می‌کنند. آنها همچنین با بخش‌هایی مثل فروش و حسابداری نیز تعامل دارند تا مطمئن شوند همه‌ فرایندها منظم پیش می‌روند.

برای اطمینان از این که تمام فرایندهای زنجیره تامین به خوبی عمل می‌کنند، دی پارتیزیو پیشنهاد داده مدیران لجستیک هر روز به چند سوال مهم پاسخ بدهند. سوالاتی مثل: ” آیا کالاها به موقع تحویل داده می شوند؟” “آیا حمل و نقل در بهینه ترین مسیرها و با کمترین هزینه انجام می‌شود؟” و سوالاتی از این دست که مشخص شود فرآیندهای لجستیکی در چه وضعیتی هستند.

حال که با وظایف و مسئولیت‌های فراوان مدیر لجستیک آشنا شدیم، در قسمت بعد به این سوال که ” برای انجام این وظایف به چه مهارت‌هایی نیاز است؟” پاسخ خواهیم داد.

۸ مهارت مورد نیاز برای تبدیل شدن به یک مدیر لجستیک موفق

طبق گزارش اداره‌ی آمار کار امریکا (BLS)، مدیر لجستیک باید دارای دانش لجستیک،فناوری اطلاعات (IT) ، داده کاوی، حل مسئله و تعامل با مشتری باشد.

اما آیا این مهارت‌ها در این بازار پر نوسان و رقابتی کافی هستند؟

طبق نظر مدیران مطرح لجستیک در دنیا که در ادامه به آنها خواهیم پرداخت، مهارت‌های بالا برای یک مدیر لجستیک لازم هستند اما به هیچ وجه کافی به نظر نمی‌رسند. به همین دلیل ۸ مهارت بسیار مهم زیر برای مدیر لجستیک پیشنهاد شده است:

۱- آینده نگری و برنامه ریزی دقیق

برای موفقیت در این نقش، مدیر لجستیک باید بتواند تمامی فرآیندها را از ابتدا تا انتها برنامه‌ریزی کند و از بروز اشتباهات در مراحل مختلف ( بسته‌بندی، حمل و نقل و تحویل ) جلوگیری کند. اهمیت این موضوع را  کریستوف سیتز (Christoph Seitz) مدیر شرکت لجستیکی CFR Rinkens این گونه بیان می‌کند:

مدیر لجستیک در صورت لزوم باید بتواند برنامه احتمالی را تنظیم کنید تا زنجیره تأمین به طور مداوم جریان داشته باشد. برنامه ریزی اتفاقات پیش‌رو ، مهم‌ترین اصل لجستیک است.

اما چطور این مهارت را کسب کنیم؟

در این باره جان کویگلی (Jon M. Quigley) مدیر Value Transformation LLC می‌گوید:

تفکر انتقادی و تجربه از گذشته به توانایی یک مدیر لجستیک برای پیشبینی اتفاقات آینده کمک می‌کند.

۲-سازگاری

سوفی مایلز (Sophie Miles)  مدیرعامل CalculatorBuddy بعد از ۱۰ سال تجربه در زمینه‌ی کارآفرینی در اروپا، در حال گسترش کسب و کار خود و ورود به بازار لجستیک بود و در این باره توضیح می‌دهد که یکی از مهم‌ترین نکاتی که در این راه آموخته است، سازگاری و انعطاف‌پذیری در مورد تغییراتی است که مدیران لجستیک با آن روبه‌رو می‌شوند. او در ادامه می‌گوید:

لجستیک و زنجیره‌ تامین به صورت فزاینده‌ای پیچیده شده اند و روندهای فعلی، تغییرات بزرگی را نسبت به قرن گذشته نشان می‌دهد.

در این باره می توان اضافه کرد که با گسترش تکنولوژی و همچنین تاثیرات اینترنت ۵G بر لجستیک، این مورد جز مهم ترین مهارت های مدیر لجستیک به شمار میرود که بی توجهی به آن میتواند برای کسب و کار گران تمام شود. پیشنهاد می‌کنیم گفتگوی اختصاصی لوجیکو با مدیر لجستیک دیجی کالا را در اینجا مشاهده کنید.

۳-آرامش در لحظات پر فشار

کارها در زنجیره تامین و لجستیک بسیار سریع پیش می روند و هر مرحله وابسته به مرحله قبل است و مدیر لجستیک باید بتواند در لحظه بهترین تصمیمات را بگیرد. کویگلی (Quigley) در این باره می‌گوید:

محیط کار مدیر لجستیک می‌تواند با فشار قابل توجهی همراه شود.

مثلا اگر کارخانه‌ای در تهیه ی مواد اولیه به خوبی عمل نکند، ممکن است با تعطیلی رو به رو شود! چرا که این مورد کوچک بر تمامی فعالیت های بعدی تاثیرگذار خواهد بود و می‌تواند منجر به از دست رفتن مقدار زیادی پول در مدت زمان کوتاه شود.

۴-مهارت حل مسئله

لودردیل (Lauderdale) در این باره می‌گوید که اگر در حرفه‌ی مدیریت لجستیک مشغول هستید، مهم‌ترین مهارت مورد نیاز برای موفقیت شما، مهارت حل مسئله است. او در اظهار نظری می گوید:

من با افراد باهوش زیادی کار کرده ام و به این موضوع پی بردم که اگر توانایی حل مسئله در آنها وجود نداشته باشد، معمولا شکست می‌خورند.

۵-صداقت

جیکوب بکستدد (Jacob Beckstead)  مدیر بازاریابی شرکت لجستیکی Bailey’s Moving & Storage معتقد است در بازار لجستیک وسوسه‌ی دروغ گفتن برای پوشاندن اشتباهاتی مانند تاخیر در ارسال سفارشات غیر معمول نیست. اما این موضوع می‌تواند در بلند مدت به شرکت شما آسیب جدی بزند. او در این‌باره می‌گوید:

معمولا مردم فکر می‌کنند که با سرپوش گذاشتن بر واقعیات و مشکلات از دید مشتریان، از شرکت و کسب و کار خود محافظت می‌کنند. اما این موضوع در نهایت به آنها آسیب خواهد زد. مدیران لجستیک موفق به این موضوع توجه می‌کنند که ارتباط صادقانه با مشتریان، حتی اگر در آن لحظه خجالت‌آور باشد، در بلندمدت می‌تواند باعث ایجاد و تقویت اعتماد بین طرفین شود.

۶-بهبود مداوم

لودردیل(Lauderdale)  معتقد است برای بهبود مداوم زنجیره تامین و لجستیک باید تمامی جوانب در نظر گرفته شود. یک مدیر لجستیک باید علاوه بر فعالیت‌هایی که در لجستیک شرکت اتفاق می‌افتد، بر فعالیت سایر بخش‌ها و اهداف سازمانی آن شرکت تسلط کافی داشته باشد تا بتواند در جهت بهبود فرآیندها حرکت کند. او می‌گوید:

پس از این که اهداف مشخص شد، شما می‌توانید با اسفاده از اطلاعات به دست آمده و تحلیل آنها، فرآیندهای لازم را پیش‌بینی کنید. همیشه به این نکته توجه داشته باشید که فرآیند بهبود، یک چرخه‌ی پایان ناپذیر است.

۷-مدیریت پروژه

میشل گومز (Michelle Gomez) با دو دهه سابقه در مدیریت لجستیک معتقد است، موفق ترین مدیران لجستیک دو خصوصیت مهم دارند. سازمان یافته عمل می‌کنند و جزئی نگر هستند. او می‌گوید:

این مهم است که کارهای خود را در روز تا حد امکان برنامه‌ریزی کنید. چراکه مدیریت زنجیره تامین دارای جزئیات فراوانی است که باید به دقت بررسی و برنامه‌ریزی شوند.

کویگلی (Quigley) می‌گوید: سازمان دادن به فعالیت‌ها شرط لازم برای یک مدیر موفق لجستیک است. محصولات ورودی باید از استانداردهای خاصی برخوردار باشند و باید مطابق با یک برنامه خاص تحویل داده شوند و مدیر لجستیک به طور موثر زمان و هزینه‌ها را سازمان دهی می‌کند.

۸-مدیریت استرس

بسیاری از مهارت های ذکر شده در بالا یک نکته را کاملاً واضح نشان می دهد که لجستیک همیشه بدون مشکل کار نمی کند. میشل گومز (Michelle Gomez) با ارائه نمونه هایی مانند شرایط آب و هوایی ، ترافیک ، تصادفات و خرابی تجهیزات توضیح می دهد:

“متخصصان لجستیک باید بتوانند از پس فشارهای به شدت بالا برآیند ، زیرا این کار پر از تغییرات غیر منتظره است.”

جیکوب بکستدد (Jacob Beckstead) نیز معتقد است:

در جهانی که در ذهن مشتری،” همه چیز باید دیروز تحویل داده می شد”، شما باید بتوانید در یک محیط پر استرس کار کنید و گهگاهی خود را رها کنید و اجازه ندهید مشکلات روزانه بر شما تأثیر بگذارد!

چطور یک مدیر لجستیک موفق باشیم؟

حال که با مهارت‌های مورد نیاز مدیر لجستیک آشنا شدیم، باید مشخص کنیم کدام‌ یک از این مهارت‌ها در ما وجود دارد و کدام نه. چند دقیقه ای را صرف پر کردن چک لیست پایین کنید و در هر مورد به خود امتیاز دهید و سعی کنید در مسیر بهبود مهارت‌های خود قدم بردارید.

جمع بندی

مدیر لجستیک یکی از استراتژیک‌ترین و پر درآمدترین نقش‌های یک کسب‌وکار به ویژه در فروشگاه‌های اینترنتی است که وظایف و مسئولیت‌های فراوانی را بر عهده دارد. یک مدیر لجستیک در صورت لغزش و اشتباه در تصمیم‌گیری‌های لحظه‌ای، می‌تواند منجر به وقوع آسیبی جبران ناپذیر به کسب و کار شود. به همین دلیل مهارت‌هایی مثل مدیریت استرس می‌تواند برای یک مدیر لجستیک از نان شب هم واجب تر باشد! یک مدیر لجستیک موفق، با استفاده از ابزارهای لجستیکی که در اختیار دارد، باید بتواند از پس تمامی این چالش‌ها برآید و قطار لجستیک را روی ریل نگه دارد.