برای بهبود وضعیت در هر زمینه ای، ابتدا باید شرایط فعلی ارزیابی شود و متناسب با اهداف و ظرقیت‌ها، هدف گذاری کرده و به سمت آن حرکت نمود. لجستیک نیز از این قاعده مستثنی نیست. به همین منظور برای بهبود فرآیندهای لجستیکی، باید از KPIهای لجستیکی بهره گرفت. در این مقاله به صورت مرحله به مرحله، نحوه‌ی انتخاب درست شاخص کلیدی عملکرد را توضیح داده و 9 شاخص کلیدی عملکرد لجستیکی را معرفی کردیم.

شاخص‌ کلیدی عملکرد (KPI) چیست؟

شاخص کلیدی عملکرد، مقادیری قابل اندازه گیری است که نشان می دهد یک شرکت چقدر به طور موثر در دستیابی به اهداف کلیدی کسب و کار قرار دارد. سازمان ها برای ارزیابی موفقیت خود در دستیابی به اهداف، از KPI (مخفف Key Performa Indnceicator) در چندین سطح استفاده می کنند.

KPI سطح بالا ممکن است بر عملکرد کلی کسب و کار متمرکز باشد، در حالی که KPI در سطوح پایین ممکن است روی فرآیندهای بخش‌هایی مانند فروش، بازاریابی، منابع انسانی، لجستیک و سایر موارد تمرکز کند. پیشنهاد می‌کنیم مقاله “شاخص های عملکرد سازمانی” را در این رابطه مطالعه کنید.

هدف از تعریف شاخص های ارزیابی عملکرد

برای به دست آوردن KPI های لازم، تیم شما باید از اصول اولیه شروع کند و اهداف سازمانی شما را بشناسد. این‌که چگونه برای دستیابی به آنها برنامه ریزی می کنید و چه کسی می تواند براساس این اطلاعات عمل کند بسیار حائز اهمیت است.

این فرایند باید چندین بار تکرار شود و از مدیران هر بخش بازخورد گرفته شود. همانطور که این کار را ادامه می‌دهید، درک بهتری از اینکه کدام فرایندهای کسب و کار باید با KPI اندازه گیری شوند، به دست می‌آورید.

اگر در تشخیص هدف KPI درست عمل نکنید، هدفی را که به عنوان هدف قرار داده اید، نمی‌تواند نتیجه کسب و کار را بهبود دهد. این بدان معنی است که ، در بهترین حالت ، شما در حال رسیدن به هدفی هستید که هیچ تأثیری برای سازمان شما ندارد و در بدترین حالت، این هدف، منجر به اتلاف وقت ، پول و سایر منابع کسب و کار شما می شود.

مراحل انتخاب KPI

تعریف شاخص های کلیدی عملکرد می تواند کار مشکلی باشد زیرا هر KPI باید به یک نتیجه خاص در کسب و کار مرتبط باشد. KPI ها باید با توجه به اهداف مهم یا اصلی کسب و کار تعریف شوند. هنگام تعریف KPI این مراحل را دنبال کنید:

نتیجه دلخواه شما چیست؟
چرا این نتیجه مهم است؟
چگونه می خواهید پیشرفت را بسنجید؟
چگونه می توانید بر نتیجه تأثیر بگذارید؟
چه کسی مسئول نتیجه به دست آمده است؟
چگونه خواهید فهمید که به نتیجه رسیده اید با خیر؟
هر چند وقت یک بار پیشرفت خود را بررسی می کنید؟

به عنوان مثال، هدف شما افزایش فروش در سال جاری است. نحوه تعریف KPI برای این مثال با پاسخ به سوالات بالا، این گونه است:

تا پایان امسال 20٪ فروش افزایش یابد
دستیابی به این هدف باعث سودآوری کسب و کار می شود
پیشرفت این گونه تغریف می‌شود: افزایش درآمد اندازه گیری شده تقسیم بر هزینه‌ها
با استخدام چند کارمند جدید فروش، تعداد مشتریان را افزایش می‌دهیم
مدیر ارشد فروش مسئول سنجش این معیار است
درآمد امسال 20٪ افزایش یافته است
به صورت ماهانه بررسی خواهد شد

آیا شاخص کلیدی عملکرد انتخاب شده، درست است؟

عملی ساختن KPI های شما یک فرآیند پنج مرحله ای است:

اهداف کسب و کار را مرور کنید
عملکرد فعلی خود را تحلیل کنید
اهداف کوتاه و بلند مدت KPI را تنظیم کنید
اهداف را با تیم خود مرور کنید
میزان پیشرفت را بررسی کرده و مجددا KPI را تنظیم کنید

آیا KPI انتخاب شده، قابل دستیابی است؟

تعیین اهداف قابل دستیابی برای تیم شما ضروری است. هدفی که بیش از حد بالا باشد، ممکن است باعث شود تیم شما حتی قبل از شروع کار منصرف شود. از آن طرف اگر هدف را خیلی آسان تعیین کنید، ممکن است باعث بی انگیزگی در تیم شود و معمولا باعث می‌شود کارها به روزهای پایانی تعیین شده بکشد.

6 معیار برای طراحی شاخص‌های کلیدی عملکرد

هنگام تعریف شاخص‌های اندازه گیری عملکرد، این معیارها را در نظر بگیرید:

واقع گرایانه باشد و مبتنی بر گمان نباشد
بر بهبود عملکرد متمرکز باشد
به وضوح تعریف شده و درک آن ساده باشد
به یک هدف مشخص مرتبط باشد
هدف ثابت باشد (با گذشت زمان اهمیت خود را حفظ کند)
دقیق باشد

حال که با نحوه‌ی تشخیص شاخص‌های کلیدی عملکرد آشنا شدید، وقت آن رسیده تا به بررسی KPIهای لجستیکی بپردازیم.

9 شاخص کلیدی عملکرد (KPI) لجستیکی + نحوه محاسبه

۱- زمان فرستادن سفارش (SHIPPING TIME)

این شاخص کلیدی عملکرد به شما کمک می کند تا عملکرد زنجیره تأمین خود را بسنجید. برای محاسبه این شاخص، نسبت تعداد سفارشاتی که به موقع یا زودتر از موعد ارسال شده اند را بر تعداد کل سفارشات تقسیم می‌کنیم.

اگر مدت زمان بین لحظه ای که مشتری سفارش خود را ثبت می‌کند تا لحظه قرار دادن سفارش در ناوگان برای ارسال، بیش از حد طولانی باشد، در روند کار مشکل ایجاد می‌کند و باید برطرف شود. پس از محاسبه‌ی این زمان، می‌توانید متوسط زمانی که برای ارسال نوع خاصی از سفارش نیاز دارید، تعیین کنید.

۲- دقت سفارش (ORDER ACCURACY)

برای محاسبه‌ این شاخص، تعداد سفارشاتی که بدون مشکل ( از نظر زمان ارسال، زمان تحویل، سلامت کالا و…) به دست مشتری می‌رسند را به تعداد کل سفارشات تقسیم می‌کنیم.

این شاخص، نحوه عملکرد زنجیره تامین را نشان می‌دهد. به کمک این شاخص، می‌توان تعداد بازگشت کالاهای نادرست یا آسیب دیده را کاهش داده و پول کمتری را از دست دهید.

۳- زمان تحویل (DELIVERY TIME)

این شاخص، با محاسبه میانگین زمان تحویل از لحظه ارسال سفارش از انبار تا لحظه تحویل به مشتری اندازه گیری می شود. پس از محاسبه این زمان و تحلیل آن، می‌توانید برای کاهش این زمان و از آن همه مهم تر دقیق کردن این زمان گام بردارید. گفتن اینکه یک سفارش در 4 تا 5 روز کاری به مقصد می رسد بهتر از این است که بگویید در 1 تا 5 روز کاری ارسال می شود.

علاوه بر این ، اگر می توانید ساعات تحویل را نیز دقیق کنید (بین 13 تا 15 ساعت بهتر از بین 8 تا 18 ساعت است). به این ترتیب، مشتری شما می داند چه زمانی باید در خانه باشد تا بسته را تحویل بگیرد و از بازگشت سفارشات جلوگیری می شود.

۴- هزینه های ارسال سفارش (TRANSPORTATION COSTS)

هدف این KPI، کنترل هزینه های حمل و نقل در عین حفظ کیفیت ارسال است. این KPI، متوسط هزینه های مربوط به ارسال سفارش را از ابتدا تا انتها محاسبه می کند. این هزینه ها شامل:

پردازش سفارش
امور اداری
جابه‌جایی موجودی
انبارداری
حمل و نقل

می‌شوند.

پس از محاسبه همه این موارد می توانید درصد هزینه‌ای را که هر مرحله از فرآیند به خود اختصاص داده است را ارزیابی کنید و ببینید آیا این مقدار بیش از حد است یا خیر. همچنین می توانید هزینه‌های ارسال را برای هر محصول محاسبه کنید و بررسی کنید که هزینه یک کالا در مقایسه با درآمد شما چقدر است.

۵- هزینه های انبارداری (WAREHOUSING COSTS)

“انبارداری مدیریت فضا – زمان است“! هزینه های انبارداری به طور کلی شامل هزینه:

تجهیزات
ذخیره و بارگیری کالا
نیروی انسانی
استهلاک یا خواب سرمایه

هستند.

اندازه گیری این هزینه‌ها کار ساده ای نیست، اما اگر این کار انجام شود، مدیریت انبار شما را تسهیل می کند و می‌توانید با کاهش هزینه‌های انبارداری، به سود بیشتری دست پیدا کنید.

۶- تعداد حمل و نقل (NUMBER OF SHIPMENTS)

حمل و نقل فقط موضوع ارسال کالا و بسته نیست. این KPI، اطلاعات خوبی در مورد روزها یا ساعت‌های پیک کاری (مانند عید نوروز) فراهم می کند و به شما امکان می دهد، منابع بیشتری را بر این اساس پیش بینی و تخصیص دهید.

تقسیم بندی این مقدار به چند دسته (بر اساس: شهرها، انواع محصولات و زمان مشخص) اطلاعات بیشتری را در اختیار شما قرار می دهد که می توانید برای بهینه سازی سایر معیارهای لجستیک، مانند معیارهای مربوط به تحویل، از آنها استفاده کنید.

۷- دقت موجودی کالا (INVENTORY ACCURACY)

در صورتی که آمار کالاها در پایگاه داده با موجودی فیزیکی واقعی در انبار مطابقت نداشته باشد، می تواند به کسب و کار شما آسیب جدی برساند. این نسبت به شما کمک می کند تا مسائل مربوط به دریافت ، حمل و نقل یا حسابداری را ردیابی کنید.

به طور واقع بینانه، وجود برخی اختلافات بین آمار دیجیتالی و انبار طبیعی است، اما این نسبت را تا حد ممکن بیش از 92 درصد حفظ کنید.

۸- گردش موجودی کالا (INVENTORY TURNOVER)

این KPI لجستیکی، تعداد دفعات فروش موجودی شما را به طور کامل در مدت زمان مشخص اندازه گیری می کند. این یک شاخص عالی برای برنامه ریزی تولید، بازاریابی و مدیریت فروش است. به طور کلی هرچه میزان گردش مالی شما بالاتر باشد ، بهتر است.

البته متناسب به نوع و اندازه کسب و کار شما این نرخ متفاوت است. چیزی که اهمیت دارد این است که، نرخ متوسط صنعت خود را تشخیص داده و سعی کنید از آن عبور کنید.

۹- نسبت موجودی به فروش (INVENTORY TO SALES RATIO)

این شاخص عملکرد کلیدی، بیش از حد خوب است! این KPI، نسبت بین موجودی و میزان فروش را ارزیابی می‌کند. این شاخص کلیدی عملکرد به شما خواهد گفت که آیا شرکت شما قادر به مواجهه با شرایط غیر منتظره هست یا خیر. چرا که اگر درصد میزان فروش به موجودی زیاد باشد (بیش از 90 درصد)، در صورتی که تقاضای محصول کمی بیشتر شود، با مشکل تامین کالا رو به رو خواهید شد.

بهبود فرآیندهای لجستیکی با استفاده از KPIهای ۹گانه

۱- زمان فرستادن سفارش

برای استفاده از این شاخص کلیدی عملکرد و بهبود وضعیت لجستیک خود، حتما مراحل انجام کار خود را (متناسب با هر کسب و کاری متفاوت است) ثبت کنید و زمان انجام هر مرحله را اندازه گیری کنید. با توچه به استانداردهای ارائه شده برای هر مرحله، گلوگاه فرایندهای خود را مشخص کنید و سعی کنید آن مرحله یا مراحل را بهبود ببخشید. پس از آن، این فرایند را چندین بار تکرار کنید تا به میانگین قابل قبول در تمامی مراحل برسید.

۲- دقت سفارش

با توجه به تعهداتی که به مشتری درمورد زمان رسیدن سفارش و کیفیت و چگونگی کالا دارید، دقت سفارش خود را اندازه گیری کنید. در صورتی که با استانداردهای کسب و کارتان فاصله دارید، ریشه ی مشکلات را شناسایی کنید. اگر در زمان رسیدن سفارش مشکل دارید، می توانید از راهکارهایی مثل نرم افزارهای مدیریت ناوگان لوجیکو استفاده کنید.

اما اگر مشکلاتی مانند عدم تطابق سفارش و کالای ارسالی دارید، می توانید از بازرسی‌ در نقاط مختلف فرآیند استفاده کنید. بازرسی‌ها الزاما با نیروی انسانی صورت نمی‌گیرد و شما می‌توانید از ابزارهای معرفی شده در مقاله “ابزارهای مورد استفاده مدیر لجستیک + معرفی و مقایسه” و همچنین سنسورهای چشمی و… استفاده کنید.

۳- زمان تحویل

یکی از مهم ترین چالش‌های کسب و کارهای آنلاین و فروشگاه‌های اینترنتی، به موقع رساندن سفارشات به دست مشتریان است. اگر شما تمامی مراحل قبل از ارسال را به خوبی انجام دهید، اما برای مثال ترافیک را در زمان ارسال در نظر نگیرید، سفارش به موقع به دست مشتری نمی‌رسد و ممکن است منجر به از دست رفتن مشتری شود.

برای این منظور نرم افزارهای مثل مسیربندی هوشمند لوجیکو به کمک شما می‌آیند. با استفاده از این ابزارها می‌توانید در کمترین زمان ممکن و با کمترین تعداد ناوگان و پیک، سفارشات را به موقع به دست مشتریان برسانید.

۴- هزینه های ارسال سفارش

برای کمک گرفتن از این شاخص کلیدی عملکرد، لازم است تمامی هزینه‌های ارسال را محاسبه و ثبت کنید. این کار بدون استفاده از ابزارهای لجستیکی کمی سخت به نظر می‌رسد، اما اگر امکان محاسبه‌ی تمامی مراحل را ندارید،‌ می‌توانید به طور تخمینی، هزینه‌های حمل و نقل را محاسبه کنید و سعی کنید آن را بهبود دهید.

چرا که اولا هزینه‌های حمل و نقل درصد بالایی از هزینه‌های ارسال سفارش را شامل می‌شود. دوما این هزینه در کشور ما به دلیل تورم بالا، بسیار متغیر است و باید توجه ویژه‌ای به آن داشت. برای بهبود این هزینه می‌توانید از ابزارهایی مانند نرم افزار مدیریت ناوگان لوجیکو استفاده کنید و با مدیریت صحیح ناوگان خود، هزینه‌هایی مانند هزینه‌ی سوخت را تا ۳۰ درصد کاهش دهید.

۵- هزینه های انبارداری

یکی از سخت ترین مجاسبات لجستیکی، محاسبه‌ی هزینه‌های انبارداری است. این کار بدون استفاده از نرم افزارهای انبارداری تقریبا غیر ممکن است. به علاوه، محاسبه‌ی هزینه‌ی خواب و استهلاک سرمایه نیز با توجه به تورم موجود مشکل است. به همین منظور از استراتژی‌هایی مانند FIFO (First In First Out) استفاده می‌شود تا بدانیم یک کالا کی به انبار وارد شده و کی خارج شده است.

۶- تعداد حمل و نقل

همان طور که گفته شد، این شاخص کلیدی عملکرد یک KPI لجستیکی است اما داده‌هایی که از آن به دست می‌آید بیشتر به کار تیم‌های بازاریابی و فروش می‌خورد. اما می‌توانید با دسته بندی کردن سفارشات به دسته‌های مختلف (مثلا شهرهای مختلف)، نحوه‌ی ارسال سفارشات را تغییر دهید تا هزینه‌ی ارسال سفارشات را کاهش دهید.

۷- دقت موجودی کالا

برای بهبود دقت موجودی کالا می‌توانید از بازرسی‌های دوره‌ای و منظم بهره ببرید. همچنین نرم افزارها و سخت افزارهایی مانند بارکدخوان‌های هوشمند نیز برای این کار بسیار کمک کننده خواهند بود. مکانیزه کردن این فرآیند می‌تواند درصد خطا را تقریبا به صفر برساند.

۸- گردش موجودی کالا

همان طور که گفته شد، این شاخص کلیدی عملکرد نیز یک KPI لجستیک است اما کاربرد بیشتری در بهبود فرآیندهای فروش و بازاریابی دارد. اما با بهبود و افزایش گردش موجودی می‌توانید هزینه‌ی خواب و استهلاک سرمایه را که از هزینه‌های مهم انبارداری است را کاهش دهید.

۹- نسبت موجودی به فروش

این شاخص کلیدی عملکرد یکی از شاخص‌های خوب برای پیشبینی آینده و جلوگیری از غافل‌گیری است. البته باید توجه داشت که درصد موجودی به فروش نه باید بسیار کم باشد نه بسیار زیاد. این نسبت باید به گونه ای باشد که نه هزینه‌های انبارداری و خواب سرمایه را زیاد کند و نه به گونه ای که در صورت سفارش ناگهانی مشتریان، باعث غافل گیری گردد.

جمع بندی

بهبود فرایندهای لجستیکی مثل همه‌ی فرایندهای دیگر مستلزم بررسی شرایط فعلی است. پس از بررسی این مورد و شناخت هدفی که می‌خواهیم به آن دست پیدا کنیم، شاخص‌های کلیدی عملکرد متناسب با کسب و کار و توانایی‌های موجود انتخاب می‌کنیم. برای انتخاب شاخص عملکرد کلیدی، به این نکته توجه کنید که KPI نه باید خیلی ساده باشد و نه خیلی دور از دسترس. پس از تحلیل داده‌های به دست آمده از ۹ شاخص عملکرد کلیدی معرفی شده، می‌توانید در جهت بهبود فرآیندهای لجستیک خود قدم بردارید و متناسب با مشکل یا مشکلات موجود در فرآیندها از نرم افزارهای لجستیکی استفاده کنید.